Использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда (уполномоченного им заместителя).
Работник, ответственный за работу архива суда:
выдает документальные материалы в структурные подразделения .
направляет на основании письменного запроса материалы в другие органы, организации и учреждения по указанию председателя суда .
информирует председателя суда о составе и содержании документальных материалов .
выдает справки и выписки из архивных документов.
Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел.
Выдачу дел на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архива в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.
В случае если после возвращения дела работником архива суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда или его заместителю.
Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов.
Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:
выемку архивных документов .
сверку архивного шифра и заголовков с описью дел .
проверку физического состояния дела.
Доступ судей и работников суда к электронным документам архива при наличии информационной системы может осуществляться непосредственно с рабочих мест в соответствии с установленными приказом председателя суда правами доступа к документам.
По решению председателя суда архив суда может предоставлять судьям и работникам суда электронные документы по локальной сети суда. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируются: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.
Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:
одного месяца — для использования судьями, работниками суда .
шести месяцев — судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения председателя суда на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов.
Выдача архивных дел во временное пользование производится по письменным заявкам (служебным запискам) судей и руководителей структурных подразделений. Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда (его заместителя). На выданное дело заводится карта-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела или делается отметка о выдаче судье, работнику аппарата. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись работника архива, принявшего дело. При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве суда до минования надобности.
Лицо, получившее архивное дело, отвечает за его сохранность.
Выдача находящихся в архиве судебных дел (иных материалов) для ознакомления лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда, на основании их письменного заявления и при предъявлении документов.
Ознакомление с судебным делом должно производиться в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива суда (иного уполномоченного работника аппарата суда) в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.
Об ознакомлении с делом делается отметка в листе использования документов. При отказе лица, ознакомившегося с делом, от подписи, запись об ознакомлении с делом производится работником архива суда.
Ознакомление лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к судебному делу, производится по их письменному заявлению.
Ознакомление с аудиозаписью судебного заседания производится в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива суда путем предоставления возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи с использованием необходимых технических средств.
Порядок хранения в архиве суда изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, военных билетов и депутатских удостоверений, орденских книжек и других личных документов, а также выдачи копий документов и выписок по запросам организаций, учреждений и физических лиц определяется в соответствии с Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов.
Документы, без необходимости приобщенные следователем или дознавателем к делу (изъятые в ходе расследования дела и не приобщенные к материалам дела в качестве вещественных доказательств), с разрешения председателя суда (судебной коллегии) или его заместителя могут быть выданы их законным владельцам.
Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по запросам.
Выдача дел, находящихся в архиве, производится по письменным заявкам судей и руководителей подразделений под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование. Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда или его заместителя. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца.
Выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда.
Ознакомление с судебным делом производится в помещении суда в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений.
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации обязаны создавать архивы не только в целях хранения, комплектования и учета образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, но и в целях их использования. Архивные документы суда могут быть использованы: для информационного обеспечение работников суда . в научных, культурно-просветительских и воспитательных целях . для подготовки историко-информационных мероприятий: выставок, экскурсий, конференций . для использования документов в средствах массовой информации и т. д.
Использование документов архива суда — одно из направлений судебной деятельности, которое осуществляется в целях обеспечения информационных потребностей уполномоченных субъектов (пользователей информации) на получение хранящейся в архиве суда документальной информации в строго установленных формах.
Архив организации должен представлять пользователю документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним. Доступ к документам может быть ограничен в соответствии с законодательством РФ, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности (См., например: ст. 9 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» установлены правила ограничения доступа к информации . п. 5.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526). Например, к сведениям, отнесенным к категории ограниченного доступа, относится государственная тайна, что закреплено в ст. 5 Закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485 – 1 «О государственной тайне». В статье 7 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» установлены ограничения по предоставлению персональных данных (любой информации, относящейся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу). Обеспечение налоговой тайны гарантируется ст. 102 и 313 Налогового кодекса РФ . банковской тайны — ст. 857 Гражданского кодекса (ч. 2), ст. 26 Федерального закона от 2 декабря 1990 г. № 395 – 1 «О банках и банковской деятельности», ст. 57 Федерального закона от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» . врачебной тайны — рядом законов, в том числе ст. 13, 92 Федерального закона от 21 ноября 2001 г. № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» . нотариальной тайны — ст. 16 и 28 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. № 4462 – 1 . коммерческой тайны — Федеральным законом от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» и т. д. Формы использования документов архива суда: информационное обеспечение работников суда . исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера . выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в том числе в форме электронных документов . информирование сторонних организаций о наличии и содержании имеющихся в архиве документов . использование документов в средствах массовой информации . использование документов для подготовки историко-информационных мероприятий: выставок, экскурсий, конференций . выдача документов для работы в читальном (просмотровом) зале архива . организация доступа работников организации к документам архива путем использования информационно-телекоммуникационной сети.
Организационные формы использования архивных документов судов позволяют пользователям информации реализовать различные цели, как личного, так и общественного, в том числе общегосударственного характера.
Формы использования: Исполнение запросов граждан социально-правового характера . В научных целях развития юридической и иных наук . Для анализа организационных процессов в обеспечении правосудия . Для обеспечения информационного предназначения деятельности архивов.
