Процесс формирования организационной структуры в значительной мере универсален. Он включает формулировку целей и задач, определение состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение, разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих организационные процессы (см. также модуль «Реструктуризация управления компанией»).
Организационную структуру в определенной мере можно рассматривать как модель, схему многочисленных взаимосвязей, взаимодействий, моделей должностей, процессов централизации и децентрализации, делегирования полномочий в сочетании с ответственностью, норм управляемости. В то же время организационная структура на определенный момент времени может быть «сфотографирована» и отражена в виде схемы организационной структуры, различных стандартов, общих и частных положений, регламентов, инструкций, нормативов.
Можно выделить три укрупненные стадии этого процесса:
1) формирование общей структурной схемы аппарата управления .
2)разработка состава основных подразделений и связей между ними .
3) регламентация организационной структуры.
В процессе деятельности под воздействием внешних и внутренних условий у организации появляется необходимость изменения своей организационной структуры. Часто решающим фактором эффективности организации выступает рациональность ее структуры. Поэтому такие понятия, как реорганизация, реструктурирование, относятся прежде всего к категории структуры организации в целом. Это не исключает реструктурирование отдельных элементов (материалы, кадры и др.) и подсистеморганизации (экономическая, техническая, информационная и др.).
Можно выделить следующие этапы проектирования организационных структур.
• Деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности организации в стратегическом плане. Распределение видов деятельности по линейным и штабным подразделениям.
• Регламентация соотношений полномочий различных должностей с учетом норм управляемости.
• Определение должностных обязанностей по конкретным лицам как
совокупности определенных задач и функций.
Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих основных взаимодополняющих методов: аналогий, экспертно-аналитического, структуризации целей, организационного моделирования.
Каталог типичных проблем структурирования организаций
1. Структурирование организации не базируется на проектировании работы в ней.
2. Многопрофильность организации (степень диверсификации) затрудняет управление.
3. Не соблюдаются и не анализируются нормы управляемости.
4. Не выполняются или дублируются отдельные функции управления.
5. Отсутствуют или устарели положения о подразделениях и должностных
лицах.
6. Структура очень жесткая, слабо реагирует на изменения и не проявляет
гибкость.
7. Диспропорция в численности и загрузке подразделений.
Можно дать несколько советов, если ваша организация имеет подобные или другие проблемы в области организационных структур.
Если организация желает достичь успехов, необходимо периодически встряхивать «бюрократический горшок». Меняя людей, переставляя их, меняя их функции, вы обретаете подвижность. Помните, что причины «отложения солей» в управленческой системе — в ее структуре.
Задание 5
Проведите анализ организационной структуры вашей организации по факторам ее проектирования и потребности в изменениях. Ответьте на вопрос: насколько актуальны вышеприведенные типичные проблемы структурирования для вашей организации?
