К участникам проекта относятся физические лица или организации, непосредственно выполняющие ту или иную работу в проекте, т. е. они непосредственно участвуют в проекте. К перечню работ, выполняемых участниками проекта, относятся работы по предметно-ориентированной деятельности, связанные с созданием продукта результата проекта, а также проектно-ориентированные работы: согласование, утверждение, рассмотрение, подписание, выдача разрешения и т. п. Перечень участников, схематично представленных на рис. 2.1, включает:
— внутренних участников проекта:
— руководитель проекта или подпроекта .
— администратор .
— инженер (архитектор) проекта .
— менеджер по направлению .
— секретарь .
— привлекаемые функциональные специалисты и руководители подразделений .
— внешних по отношению к проекту участников:
— инициатор проекта (если его участие не заканчивается на фазе инициирования) .
— заказчик .
— будущий владелец или пользователь результата проекта .
— инвестор .
— директор портфеля проектов, директор по проектам определенного направления .
— спонсор .
— куратор .
— внешних участников по отношению к организации-исполнителю:
— генеральный подрядчик, субподрядчик .
— проектировщик, генеральный проектировщик .
— поставщик, генеральный поставщик .
— лицензиар .
— консультанты .
— органы власти и др.
Рис. 2.1 Основные участники проектной деятельности
Далее рассмотрим эти позиции подробнее.
Инициатор проекта — это индивидуум или организация, предложившая идею проекта. В дальнейшем инициатор, инициировав идею, может не участвовать в проекте. Он может также продолжать свое участие, играя другие роли. Как правило, ограничений на инициирование идей не накладывают. Хотя в больших организациях для определенной фильтрации грань все-таки проводят, например, на уровне руководителя подразделения или ведущего специалиста и выше. Важным условием правильного инициирования и, по сути, фиксации исполнения роли инициатора является формализация идеи в виде начального документа (письма об инициировании, заявки на проект, инвестиционного предложения, предварительного бизнес-плана и т. п.) и получения одобрения на открытие проекта.
Из практики
В одной девелоперской компании, где проект начинается с подбора физического объекта для последующего развития, инициированием занимается специальная группа так называемых «поисковиков» и отдел маркетинга.
Заказчик — это также индивидуум или организация, которой нужен проект, которая заказывает его выполнение группе исполнителей и будет принимать результаты. Заказчик определяет цель проекта, видение и состав будущего результата, а также критерии, которые он будет использовать в конце при приемке. Он может принимать участие в проекте либо самостоятельно, либо посредством своего представителя (спонсора). Заказчиком внутреннего проекта развития компании обычно является ее руководство или даже подразделение — так называемый внутренний заказчик. Внешним заказчиком, например, при строительстве жилого комплекса, может быть администрация города, где идет это строительство. Необходимо отметить, что заказчик является самым главным лицом в проекте, во имя удовлетворения ожиданий которого предпринимаются все действия по проекту и решаются все споры и проблемы проекта.
Будущий владелец, пользователь результатов проекта. В процессе исполнения проекта создается продукт/результат, передаваемый заказчику. В этом случае заказчик становится владельцем этого продукта/результата и, возможно, его пользователем. Однако он может передать результат другому владельцу, который может стать новым пользователем результата. Это характерно, например, для строительных проектов, где заказчиком является девелоперская компания, владельцем результата — кондоминиум жильцов, а сами жильцы — пользователями результата проекта. Другим примером может быть проект строительства собственного пансионата компании, который включает заказчика — само предприятие в лице совета директоров, будущего владельца — специально сформированную управляющую компанию и пользователей — сотрудников организации и внешних покупателей услуги.
Инвестор — это физическое или юридическое лицо, предоставляющее денежные средства для финансирования проекта с единственной целью их преумножения. Его основная задача — контролировать свои вложения и стремиться к их гарантированному и запланированному увеличению в результатe реализации проекта. Инвесторами могут быть банки, инвестиционные фонды, сами материнские компании, частные инвесторы. Инвестор может быть и заказчиком, и владельцем результата проекта. Выводя на рынок новый мебельный бренд, директор компании инвестирует средства акционерок и становится собственником результата проекта. В проектах развития нет инвестирования как такового, происходит лишь финансирование проекта.
Спонсор — доселе незнакомая в России позиция, введенная зарубежной практикой управления проектами. Спонсором является представитель руководства компании, которая осуществляет проект, или ответственный представитель заказчика. Он отвечает за общий успех проекта, выполняет наблюдательные и контрольные функции, должен быть в состоянии утверждать все расходы по проекту и принимать любые решения по всем планам проекта от имени заказчика, может распоряжаться ресурсами (в полном или ограниченном объеме), которые потребуются для выполнения проекта, и должен быть в состоянии разрешать любые возникающие вопросы по проекту. Его функции, обязанности, права и ответственность формализуются соответствующим внутренним регламентом. Руководство американской штаб-квартиры глобальной корпорации, являясь формальным заказчиком регионального российского проекта, может делегировать эту функцию директору российского представительства, который будет играть роль спонсора проекта. У проекта должен быть только один спонсор.
Куратор — это представитель руководства компании, оказывающий поддержку проекту и осуществляющий обеспечение общего надзора над управлением проектом и координацией взаимодействия проекта с внешними по отношению к проекту субъектами деятельности (руководителями функциональных подразделений, заказчиком проекта, государственными органами и др.). Куратор дает рекомендации и помогает лоббировать решения по проекту, должен быть в состоянии помогать разрешать любые возникающие вопросы (но без изменения сметы проекта!), несет персональную ответственность в случае невыполнения проекта. В отличие от спонсора, он не обладает финансовой властью и может только лоббировать необходимость дополнительного финансирования. Куратор обычно назначается заказчиком проекта. Его функции, обязанности, права и ответственность формализуются также внутренней должностной инструкцией. Как и в случае спонсора, у проекта может быть только один куратор.
Из практики
В одной из проектных организаций роль куратора основных проектов разработки проектно-сметной документации играл главный инженер и заместитель генерального директора по производству, а проекты развития, в зависимости от природы, поддерживались либо руководителем административно-хозяйственной части, либо директором по персоналу.
Директор по проектам, директор по проектам направления — это один из руководителей компании, отвечающий за весь портфель проектов или за подпортфель проектов какого-либо одного направления. Значимость его позиции и уровень власти определяются ценностью проектной деятельности для компании по отношению к текущей операционной. В случае, если проекты играют доминирующую роль и создают основную прибыль, значение позиции директора по проектам очень высоко. Данный руководитель обладает большой властью и соответствующими ресурсами. В случае чисто проектной компании эта позиция совпадает с должностью руководителя компании. В компаниях, где проекты второстепенны и все основные ресурсы выделяются на операционную деятельность, эта позиция слаба и часто формализуется лишь в проектах развития.
Руководитель проекта или подпроекта — это нанятое по контракту или подряду внешнее физическое лицо или сотрудник компании-исполнителя, полностью отвечающий за выполнение проекта, получение запланированного продукта/результата и координирующий все процессы управления проектом в течение его жизненного цикла. Руководитель проекта несет основную ответственность за проект. Его функции, обязанности, права и ответственность формализуются соответствующей должностной инструкцией. Часто используют такие наименования должности, как менеджер проекта, координатор проекта, начальник проекта и даже директор проекта, понимая под этим степень значимости и формализации данной управленческой роли в компании. В случае крупномасштабного проекта могут быть введены позиции руководителей подпроектов, на которые разбивается основной проект, а также отдельной позицией выделен заместитель руководителя проекта.
Администратор проекта выполняет функции технического администрирования задач по текущему управлению проектами (выполнение расписания и контроль, организация коммуникаций в проекте, управление контрактами и поставками, выполнение распоряжений руководителя проекта или его заместителя). В отсутствие руководителя администратор может выполнять некоторые его функции (при отсутствии официальной позиции заместителя).
Инженер (архитектор) проекта — это член команды проекта, который отвечает за «техническую архитектуру, или построение, проекта» (особенно это актуально в ИТ-проектах). Он конструирует принципы и систему организации Проекта, разрабатывает общую спецификацию составляющих компонентов создаваемого продукта/результата и следит за качеством. В его ведении находятся тестирование получаемых результатов и контроль проведения тестирования. Он также осуществляет работу с изменениями и взаимодействует с субподрядчиками по техническим вопросам. В целом инженер отвечает за соответствие создаваемого продукта/результата требованиям заказчика. В проектах разработки проектно-сметной документации эта функция выполняется ГИПом (главным инженером проекта).
Члены команды управления — это полностью выделенные на работу в проекте или привлеченные по совместительству сотрудники компании или внешние лица, объединенные в единую группу — команду проекта. Команда ориентирована на главную цель и по возможности назначается в проект на весь его жизненный цикл. Члены команды мотивируются на результат всего проекта или его значительной части. Команда может не формироваться в случае малых проектов, носить характер временной рабочей группы и быть устроена по функциональному признаку в случае проектов значительного масштаба. Иногда для обозначения позиции члена команды используют наименование «менеджер» проекта, что может перекликаться с позицией руководителя проекта. Команда может разбиваться на команду управления — часть основной команды, вовлеченную в управление проектом, и команду менеджеров по обеспечению выполнения функциональных направлений. Подробнее о команде управления проектом будет рассказано в разд. 2.4.
Привлекаемые для конкретных работ функциональные специалисты — это сотрудники компании-исполнителя или внешние лица, получающие конкретные разовые или многократные задания, за которые отчитываются членам команды управления или руководителю проекта. Основное отличие специалистов от членов команды состоит в степени и форме привлечения, а также в поставленных перед ними задачах или целях. Привлекаемый функциональный специалист отвечает за выполнение только своей задачи, поставленной ему руководителем проекта. Они не мотивированы на результат, а получают вознаграждение за конкретно сделанную работу. В матричной и функциональной структурах они подчиняются руководителю функционального подразделения по своей основной деятельности, и только на время выполнения проектной работы — руководителю проекта или команде управления. При работе функционального специалиста в проекте руководитель проекта определяет, когда и что должно быть сделано . руководитель функционального подразделения — как это будет делаться. Иногда их называют экспертами, подразумевая важность их функциональных знаний.
Генеральный подрядчик, субподрядчик — это внешнее к компании юридическое или физическое лицо, вовлеченное в работу над проектом как главный внешний соисполнитель или соисполнитель части проекта. Он несет ответственность за выполнение части работ в соответствии с отдельным контрактом. Работа и контакты с генеральным подрядчиком и субподрядчиками возлагается на руководителя проекта и команду управления проектом.
Генеральный проектировщик, проектировщик — организация, специализирующаяся в проектном инжиниринге и работах с проектно-сметной документацией проекта.
Поставщик или генеральный поставщик — организация, осуществляющая материально-техническое обеспечение проекта (поставки).
Лицензиар — физическое лицо или организация, владеющая лицензиями, ноу-хау, патентами, торговыми марками, используемыми в проекте. В проектах, связанных с получением согласований и разрешений, лицензиаром может быть представитель органов власти, например санитарной или пожарной инспекции. Иронизируя на эту тему, можно отметить, что владелец компании Microsoft г-н Билл Гейтс является непременным участником всех проектов, продавая лицензию на пользование своими программными продуктами.
Консультант — это специализированная организация, физическое лицо или группа лиц, оказывающая команде проекта консультационную поддержку на временной или постоянной основе, по специальным вопросам или в целом по проекту.
Из практики
В одном из крупных проектов по строительству гипермаркета товаров для дома в качестве консультантов привлекались западные специалисты по технологии организации продаж и информационным системам, а так же специалист в области проектного управления.
Органы власти — участвуют в проекте, выполняя надзирающие, контрольные или согласующие функции.
Покупатели и клиенты — участники проекта, тестирующие разрабатываемый продукт (например, альфа- бета-тестирование) или участвующие в фокус-группе и иных маркетинговых акциях . могут являться потребителями проекта.
В проектах, в зависимости от их организации и природы, часто происходит совмещение функций. Руководитель проекта может быть и инвестором, и будущим владельцем . инвестор — и инициатором, и заказчиком и т. д.
При большом количестве участников проекта очень важно подготовить максимально полный и детальный их реестр или перечень. Он должен включать название организаций или имена, фамилии и должности контактных лиц . обязанности и функции участника и данные ответственного руководителя организации . иные комментарии, возможно включающие особенности работы этого участника, его пристрастия, привычки и другую информацию. Перечень должен постоянно обновляться и распространяться между всеми участниками проекта. Один из наиболее удобных и популярных способов его распространения — размещение на сайте проекта в Интернете или регулярная электронная рассылка. Перечень должен находиться в офисе проекта, а его информация — входить в план управления проектом. Примерный вид табличного перечня участников приведен в табл. 2.1.
