Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретно службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т. п.
Наиболее рациональным представляется следующий состав дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем организации по-разному решают вопросы их формирования и ведения.
Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. Состав документов, помещаемых и порядок расположения документов при заведении личного дела:
|
|
|
— внутренняя опись документов дела .
— дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете) .
— личный листок по учету кадров (анкета) .
— автобиография .
— копии документов об образовании .
— копии документов об изменении автобиографических данных (свидетельство о браке, о расторжении брака, свидетельство о смерти одного из супругов, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества) .
— копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством) .
— характеристики или рекомендательные письма .
— заявление о приеме на работу .
— трудовой договор (контракт) .
— копия приказа о приеме на работу.
Наряду с перечисленными документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов, сопровождающих прием на работу определенных категорий специалистов. Напр.:
— список научных трудов и изобретений, выписка из заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в
конкурсном замещении вакантных должностей) .
— выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.
В дальнейшем в личное дело включаются документы:
— подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке и т. д.) .
— характеризующие деловые и личные качества работника: характеристики, отзывы, представления о назначении, аттестационные листы, копии актов ревизий, листок учета краткосрочных зарубежных командировок (для лиц, характер работы которых связан с частыми служебными командировками за границу) и др.
|
|
Представленная информация была полезной? ДА 58.72% НЕТ 41.28% Проголосовало: 1066 |
В практике работы многих предприятий принято включать в состав личного дела копии приказов (или выписки из них) о переводах на другую работу, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменений фамилии и др. Однако вся эта информация содержится в «Дополнении к личному листку по учету кадров», в связи с чем нет необходимости включать названные документы в личное дело.
Личные дела имеют длительный срок хранения, поэтому в личные дела не должны включаться документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся, например, справки с места жительства, о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья, дублетные экземпляры и черновики документов.
Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.
При работе с личными делами следует обратить внимание на правильность составления и оформления входящих в него документов.
Заявление — это документ, адресованный должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.
Работник пишет заявление, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии (прил. 19).
Автобиография — это документ, который автор составляет самостоятельно в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в ней обязательно. Пишут автобиографию прописным способом на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, учебу. Форма изложения — повествовательная от первого лица. Все сведения даются в хронологическом поряд-
ке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.
В тексте автобиографии освещают следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование (где, когда учился, в каком учебном заведении), с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одного места работы на другое, воинское звание (если есть), награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес, телефон, дата составления, подпись и ее расшифровка (прил. 20).
Резюме — документ, оформляемый при приеме на работу в коммерческие предприятия. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности и т. д. (прил. 21).
Характеристика (рекомендательное письмо) — это официальный документ, который выдает администрация своему работнику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзывы о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4 и иметь реквизиты: название вида документа, указание должности лица, которому выдается характеристика, наименование организации, выдающей характеристику, фамилия, имя, отчество сотрудника, текст, подписи и их расшифровка, печать, дата. Изложение идет от третьего лица. В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части:
— анкетные данные (фамилия, имя, отчество, должность, ученая степень или звание, год рождения, образование) .
— данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии, продвижение по службе, уровне профессионального мастерства) .
|
|
|
—оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника, его отношение к работе, повышение профессионального уровня, поведение в быту) .
— вывод, где указывается назначение характеристики (прил. 22).
Вопросы для самопроверки
1. Какие документы входят в состав личного дела принимаемого на работу сотрудника?
2. Включаются ли выписки из приказов о перемещении сотрудника внутри организации в его личное дело?
3. Какие вопросы освещаются в автобиографии?
4. В чем заключается особенность составления резюме?
5. Из каких составных частей состоит характеристика (рекомендательное письмо)?
