Делопроизводство – это деятельность по разработке, учету, систематизации и хранению документов для ускорения их поиска и исполнения. Основу делопроизводства составляют процессы документирования разнообразной информации и работа с документами с целью обеспечения документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятием.
Документирование – это запись информации о процессах, фактах и событиях на материальном носителе и обеспечение его элементами-идентификаторами, называемыми реквизитами.
Документирование процессов и событий отражает их взаимосвязи, обеспечивает их сравнимость, преемственность и возможность оперативного корректирования положения дел. Документирование различных состояний дела создает основу для управления процессами производственно-хозяйственной деятельности организаций в целях обеспечения динамики их развития. Постоянное и систематическое документирование производственно-хозяйственной деятельности – гарантия качества управления, непрерывности и устойчивости развития предприятия.
Документ – это материальный носитель с зафиксированной, созданным человеком способом, информацией и реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Реквизиты – это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия . слово или словосочетание, содержащие информацию, дальнейшее разделение которой невозможно без потери смысла.
Реквизиты документа подразделяют на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты – это символы, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, и наносимые на типовые бланки и формы типографским или другим способом.
Переменные реквизиты – это символы, вносимые вдокумент в процессе его подготовки и оформления.
Документация – это комплект документов, сгруппированных по какому-либо признаку. Комплекты документов могут быть сгруппированы по наименованиям и названиям (номинативный признак), по предметному, отраслевому, географическому, хронологическому или другому признаку. Например, комплекты служебной переписки, плановых и распорядительных документов, документов статистической и бухгалтерской отчетности, комплекты технической документации: конструкторских чертежей и технологических карт, технических условий, инструкций по эксплуатации сложной техники, правил предоставления услуг, сопроводительных документов на продукцию или грузы. Группировка, систематизация и хранение документации относятся к деятельности, называемой делопроизводством.
С производственной и технологической точки зрения делопроизводство на предприятии – часть организационно-управленческих процессов, называемых документационным обеспечением управления (ДОУ). С юридической точки зрения делопроизводство на предприятии — это документирование производственно-хозяйственных и трудовых правоотношений.
Существует общее и специальное делопроизводство. Общее делопроизводство охватывает документы, обязательные для любых видов предприятий независимо от их статуса, ведомственной принадлежности или формы собственности.
Документы общего делопроизводства хранятся в папках с названием «Дело». Дело – этопапка с документами, имеющая номер, название, указание на принадлежность, год начала ведения и срок хранения.
В специальное делопроизводство выделяют документы ограниченного доступа или характерные только для отдельных видов предприятий. Это может быть конструкторская, технологическая, законодательно-правовая, архивная, социально-культурная и др. документация. Документация специального делопроизводства может быть помещена в папку, сброшюрована или переплетена.
Для учета дел составляется перечень, называемый номенклатурой. Номенклатура дел предприятия — это систематизированный перечень номеров и названий дел, с указанием количества их томов, сроков хранения и статьи из документа, определяющего эти сроки.
Значительная часть документов находится в движении, образуя документооборот. Документооборот – это движение документов внутри предприятия и между предприятиями с момента их создания до отправки на хранение или уничтожение.
Важную часть делопроизводства составляет организация хранения исполненных, но имеющих временную или историческую ценность документов. Хранятся документы в архивах. Архив – это место долговременного хранения документации со специальной организацией массивов документов, гарантирующей возможность доступа к ним по определенным правилам.
Архивное дело – это составная часть делопроизводства, обеспечивающая организацию систематизированного долговременного хранения документов.
Документирование процесса создания предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельностиявляется основной составляющей документационного обеспечения управления.
