Документ. Состав и структура документов

Основным носителем информации во внемашинной информационной базе является документ.

f Под документом понимают физический носитель, на котором записаны сведения, имеющие юридическую силу.

Документ состоит из реквизитов.

f Реквизит-это неделимая часть документа, его элемент.

Реквизит состоит из двух частей: название и значение, отражающее количественную или качественную характеристику объекта заданной предметной области. Реквизит называют структурной единицей информации. Характеризуется двумя параметрами: тип и длина. Тип реквизита соответствует тому типу информации, которую содержит значение реквизита. Обычно это числовой, текстовый или дата. Длина (размер) реквизита – это количество символов, используемых для изображения значения реквизита.

Реквизиты бывают двух видов: реквизит-признак и реквизит-основание.

Реквизит-признак служит основой для нечисловой (логической) обработки информации. Это сортировка, группировка, отбор, поиск. Практически — это в большинстве текстовые реквизиты или реквизиты типа «дата».

Реквизит-основание имеет всегда числовой тип и служит основой для числовой обработки информации.

Форма документа отображает структуру информации и определяет состав, название и размещение реквизитов, входящих в документ. Реквизиты несут разную нагрузку в обработке данных. Их можно разделить на три группы:

Общие, содержащие общие данные для всего документа. Это, например, дата, номер документа, код формы, код предприятия или подразделения и т.д. В основном — реквизиты-признаки.

Содержательные. Содержательная часть включает название реквизитов и место для записи значения. Содержательная часть может отражаться отдельным значением реквизита или в виде таблице. Кроме того, в табличной части группа реквизитов может объединяться под общим названием (это справочники, приходно-расходные документы, ценники и т.д.). Эта часть содержит, в основном, реквизиы-основания. Часто содержательная часть имеет комбинированную форму.

Оформительная часть. Содержит реквизиты, завершающие оформление документа: подписи, примечания, дата отправки и т.д. Эта группа реквизитов нагрузки при обработке информации документа никакой нагрузки не несет. Для выявления структуры документа имеют значения содержательная и общая части.

Фрагмент структуры документа можно изобразить так (рис 2.5.1):

Здесь С1, С2, С3- соответственно общая, содержательная и оформительная части документа. R₁-R₉ – реквизиты. С_21,С₂₂ – группы реквизитов содержательной части.

Отдельный реквизит не может дать полной характеристики объекта предметной области. Реквизиты-признаки и реквизиты-основания логически связаны между собой и образуют составные единицы информации (СЕИ). Минимальной СЕИ является показатель.

f Показатель-это совокупность реквизитов-признаков и одного реквизита-основания.

С0

С₁ С₂ С₃

R₁ R₂ R₃ C₂₁ C₂₂ R₈ R₉

R₄ R₅ R₆ R₇

рис 2.5.1 Структура документа

Показатель состоит из наименования и значения: P={N,Q}. Наименование — набор реквизитов-признаков. Отих сочетания зависит значение показателя.

N={Q₁,Q₂,Q₃,…,Q_n}, где

N- наименование показателя

Q_J-набор признаков (J=1,2,3,…,n)

Различают признаки:

— Место действия,

— период управления,

— функции управления,

— единицы измерения,

— вид ресурса.

Показатель способен к документообразованию. Семантический анализ показателей позволяет определить функциональную зависимость реквизитов в пределах одного документа и установить взаимосвязь документов, т.е. выполнить структурирование экономической информации.

Автор статьи

Анастасия

Задать вопрос

Эксперт