Наименование вида документа.

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку поз­воляет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регла­ментируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается, прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ. Располагается в заголовочной части документа после реквизита «Наименование организации» и юридического адреса.

Дата документа.

Дата является одним из основных реквизитов документа, кото­рые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата прове­дения заседания, для планов, отчетов, правил, инструкций – дата утверждения, для актов – дата события. Если авторами документа является несколько орга­низаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата под­писания.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следу­ющей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 22 августа 1996 года следует оформлять: 22.08.97. Также дату можно, оформлять в соответствии с международным стандартом: 1998.08.22.

В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например: 22 августа 1996 г.

Проставляется в верхней части заголовочной части документа ниже реквизита «Наименование вида документа».

В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.

Регистрационный номер документа.

Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа.

Регистрационный номер — это условное обозначение докумен­та, под которым он введен в информационно-поисковую систему ор­ганизации. Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый № дела с начала года. Для исходящих докумен­тов он складывается из нескольких частей: индекс структурного под­разделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа. Напри­мер: 04-12/57, где 04 — индекс структурного подразделения, 12 — но­мер дела по номенклатуре, 57 — порядковый № отправляемого доку­мента.

На документах, составленных совместно несколькими организа­циями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

Помещается рядом с реквизитом «Дата».

Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04.09.98. Дан­ная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма.

Размещается под реквизитами «Дата документа» и «Регистрационный № документа».

Место составления или издания.

Место составления или издания документа обязательно указы­вают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организа­ции». Целесообразно его проставление на всех документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого админист­ративно-территориального деления, и оно включает только обще­принятые сокращения. Например:

Москва .

г. Коломна Московской области .

с. Ивановка Мытищинского района Московской области.

В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес.

Сокращение «г.» в этом реквизите не ставится при обозначении «Москва», а также при написании названий городов, оканчивающих­ся на «град» и «бург».

Адресат.

Данный реквизит проставляется в основном на исходящих доку­ментах. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке. Это входит в обязанности технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов. В случае несо­ответствия адреса на документе адресу на упаковке, документ воз­вращается отправителю.

На внутренних документах данный реквизит может быть про­ставлен в случае, если это документ, предназначенный для передачи руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению.

Максимально данный реквизит может состоять из следующих составных частей:

· наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже) .

· наименование структурного подразделения (в именительном падеже) .

· указание должности получателя (в дательном падеже) .

· фамилия, инициалы (в дательном падеже) .

· почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки. Например:

ООО «Тема»

 Отдел рекламы

Начальнику отдела

Н.А. Петрову 

117134 Москва

ул.Строителей, 8

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например:

А.Н. Гуляеву

ул. Мира, 11, кв. 12

г. Новосибирск, 630102

Перед фамилией при наличии указываются ученая степень, звание. Форма вежливого обращения для официальной письменной речи устанавливается законодательно, при его использовании перед фамилией сокращения типа «т.», «г-н» и т.д. некор­ректно.

Если документ отправляется в несколько однородных организа­ций, их указывают обобщенно:

Генеральным директорам производственных объединений

Данный реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности документа при этом не ука­зываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляет­ся только один адресат. Порядок расположения элементов реквизита «Адресат» должен соответствовать действующим Почтовым прави­лам. При отправлении документа за рубеж данный реквизит оформ­ляется по Международным правилам.

Располагается в правой верхней части первого листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.

Гриф утверждения.

Придает содержанию официального документа нормативный или правовой характер.

Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф ут­верждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, лич­ной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия

подпись А.Б. Сидоров

12.07.98

Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего. Например:

УТВЕРЖДЕНО

 приказ директора

 предприятия

 от 05.08.98 № 15

Реквизит располагается в правом верхнем углу первого листа документа

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ (ГСДОУ)

Акты (проверок и ревизий . приема законченных строительством объектов, оборудования . списания . экспертизы . передачи дел . ликвидации oорганизаций, учреждений, предприятий и т.д.).

Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении аренде помещений . о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений капитальное строительство . на проведение научно-исследовательских проектно-конструкторских и технологических работ . технические и т.д.).

Инструкции (правила) (должностные . по документационному обеспе­чению управления . по технике безопасности . внутреннего трудового распо­рядка и т.д.).

Нормативы (расходы сырья, материалов, электроэнергии . технологиче­ского проектирования . численности работников и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-ис­следовательских работах и т.д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем . предприятий, на которые распространяются определенные льготы . типо­вых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. . организаций с указанием сроков хранения документов и т.д.).

Планы (производственные . строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ . внедрения новой техники, по капитальному ремонту . работы коллегии, научно-технического совета, уче­ного совета и т.д.).

Положения (о министерстве . структурном подразделении . премировании и т.д.).             

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.)-

Расценки на производство работ.

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, здании, помещений, сооружений . использования средств фонда предприятия . на подготовку и освоение производства новых изделий . на капитальное строительство и т.д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, техническиеусловия).