Тема 3 -4. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ: ЕЁ ВИДЫ,

ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ И ОСОБЕННОСТИ

1.      Формальные и неформальные организации

2.     Характеристикаорганизаций

3.     Внутренняя ивнешняя среда организации

4.      Понятия «миссия организации» и «целиорганизации»

Формальные и неформальные организации

Организация — составная часть управленческойдеятельности, представляющая собой процесс, комбинирующий труд, выполняемыйиндивидами или группами людей, наделенных качествами, необходимыми для еговыполнения, так, что обеспечиваются наилучшие условия эффективного, систематического,позитивного и скоординированного приложения знаний работника.

Однакотермин «организация» характеризует и определенную структуру, в которую объединяютсялюди для достижения своих целей, т.е. объект менеджмента.

Организация – группа людей, деятельность которых сознательнокоординируется для достижения общей цели или целей.

Данноеопределение справедливо не просто для организации, а для формальнойорганизации. Существуют также неформальные организации, группы, которые возникаютспонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточнорегулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях,за исключением, быть может, очень маленьких. И, хотя у них нет руководителей, неформальныеорганизации очень важны.

Такимобразом, неформальная организация – группа людей в составе формальнойорганизации, которая возникает спонтанно и где люди вступают во взаимодействиедруг с другом достаточно регулярно.

Влюбой организации существуют формальная и неформальная структуры. Пониманиенеформальной структуры порой имеет решающее значение для функционированияорганизации. Неформальные связи могут быть самого различного вида: родственныесвязи между сотрудниками организации; связи, сложившиеся на основе общихинтересов, например, занятий спортом. Основой неформальных связей могут быть ичисто дружеские отношения людей, то, что в прошлом они вместе учились, либопросто симпатия и любовь. Учитывать неформальные связи важно потому, что онипронизывают всю формальную структуру; отношения, возникающие вне работы,оказывают влияние на деятельность всей организации; наличие их позволяеторганизации по многим параметрам работать лучше. Однако, оценивая неформальныеструктуры позитивно, следует помнить и об опасности, которыми они обладают.

Характеристика организаций

Вобщих чертах, цель всякой организации – преобразование ресурсов для достижениярезультатов. Основными ресурсами, которые используются организацией, являются люди(трудовые ресурсы), капитал, материалы, технология и информация.

Зависимость от внешней среды. Организацияявляется системой, одной из значимых характеристик которой является еевзаимосвязь с внешней средой. Подавляющее большинство в настоящее времяявляются открытыми системами. Организации полностью зависимы от окружающегомира – от внешней среды – как в отношении своих ресурсов, так и в отношениипотребителей, пользователей их результатами, которых они стремятся достичь.

Понятие«внешняя среда» включает в себя экономические условия, потребителей, профсоюзы,правительственные  акты, законодательство, конкурирующие организации, системуценностей в обществе, общественные взгляды, технику и технологию. Этивзаимосвязанные факторы оказывают влияние на все, что происходит внутри организации.Например, введение новой производственной технологии может обеспечитьорганизации преимущества в конкуренции. Но чтобы использовать эту новуютехнологию, организации придется найти людей с определенными навыками, а такжеопределенными взглядами, которые сделают эту новую работу привлекательной дляних. Если экономическая конъюнктура повышается или существует конкуренция нарынке таких специалистов, организации, возможно, придется повысить заработнуюплату, чтобы привлечь этих специалистов на работу.

Большинство исследователей отмечают, что всовременных условиях большое значение имеет и тот факт, что, хотя организация изависит полностью от внешней среды, среда эта, как правило, находится внепределов влияния менеджеров.

Горизонтальное разделение труда служит самойочевидной характеристикой организаций. Если, по крайней мере, двачеловека работают вместе для достижения одной цели, они должны делить работумежду собой. Разделение всей работы на составляющие компоненты и естьгоризонтальное разделение труда. Разделение большого объема работы намногочисленные небольшие специализированные задания позволяет организациипроизводить гораздо больше продукции, чем если бы то же самое количество людейработало самостоятельно.

Эффективностьорганизации предполагает рациональную систему разделения труда. Разделениетруда присутствует в любой организации. Разделение управленческого труда междуэкспертами по маркетингу, финансам и производству — наглядный тому пример.

Преимуществаразделения труда очевидны: уже у первобытных племен одни люди занималисьохотой, другие — изготовлением орудий, приготовлением пищи. Историк в областиуправления Клод Жорж проследил специализацию в Китае еще в V тысячелетии до нашей эры. В идеальном городе-государстве Платона вся работадолжна была быть поделена среди тех, кто мог выполнить ее лучше других.

Вертикальное разделение труда. Посколькуработа в организации разделяется на составляющие части, кто-то долженкоординировать работу группы для того, чтобы она была успешной. В организациисуществуют две внутренние органичные формы разделения труда. Первая – эторазделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е.горизонтальное разделение труда. Второе, называемое вертикальным, отделяетработу по координированию действий от самих действий. Деятельность покоординированию работы других людей и составляет сущность управления.

Необходимость управления. Для того, чтобыорганизация могла добиться своих целей, задачи должны быть скоординированыпосредством вертикального разделения труда. Поэтому управление являетсясущественно важной деятельностью для организации. Только в малых организацияхможет не быть четко выделенной группы управляющих. Для того, чтобы организациямогла действовать успешно, работа по управлению должна быть четко отделена отнеуправленческой работы, т.е. должны быть назначены руководители и определенкруг их обязанностей и ответственности. Фактически современные крупныеорганизации стали возможны только тогда, когда проявилась и была реализована потребностьотделения управления от коммерческой или технической деятельности.

Внутренняя и внешняя среда организации

Внешняя среда организации. Важнейшим вкладомсистемного подхода в науку управления явилось представление о значениивнешнего окружения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению корганизации, которое появилось в конце 50-х годов.

Первая проблема, с которой сталкиваетсяисследователь, желающий исходить из принципа открытых систем, — определениевнешней среды. Один из способов определения окружения и облегчения учета еговлияния на организацию состоит в разделении внешних факторов на среду прямоговоздействия и среду косвенного воздействия.

Среда прямого воздействия включает факторы,которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себепрямое влияние операций организации. К этим факторам следует отнестипоставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственногорегулирования, потребителей и конкурентов. Под средой косвенного воздействияпонимаются факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействияна операции, но, тем не менее, сказываются на них: политические исоциокультурные факторы, состояние экономики, международные события,научно-технический прогресс.

К характеристикам внешней среды относятся:взаимосвязанность факторов, сложность, подвижность, неопределенность.Взаимосвязанность факторов внешней среды – это уровень силы, с которойизменения одного фактора воздействует на другие факторы. Так же как изменениеодного фактора прямого воздействия (любой внутренней переменной) можетсказываться на других, изменение одного фактора косвенного воздействия можетобусловливать изменение других.

 

Под сложностью внешней среды понимаетсячисло факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровеньвариантности каждого из них. Если говорить о числе внешних факторов, на которыеорганизация вынуждена реагировать, в условиях, когда на нее влияютгосударственные постановления, несколько заинтересованных групп, многочисленныеконкуренты, ускоренные технологические изменения, то можно утверждать, что этаорганизация находится в более сложном окружении, чем, например, организация,озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, нескольких конкурентов ипроводящая постепенное изменение технологии.

Подвижность среды – это скорость, с которой происходят изменения вокружении организации. Многие исследователи указывали, что окружениесовременных организаций изменяется с нарастающей скоростью.

Неопределенностьвнешней среды является функциейколичества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводуконкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Еслиинформации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной,чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать еевысоконадежной.

В то время как факторы внешней среды, описанные выше,в той или иной мере влияют на все организации, среда организаций, действующихна международном уровне, отличается повышенной сложностью, что обусловленоуникальной совокупностью факторов, характеризующих каждую страну.

Внешняя средаорганизации прямого воздействия. Прирассмотрении влияния внешнего окружения на организацию важно понимать, чтохарактеристики среды отличны, но неразрывны с ее факторами. Характеристикивзаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределенности описывают факторыкак прямого, так и косвенного воздействия. Эта зависимость станет понятнее прирассмотрении основных факторов в среде прямого воздействия: поставщиков,законов и государственных органов, потребителей и конкурентов, трудовыхресурсов.

Поставщики. С точки зрения системного подхода, организация -это механизм преобразования входов в выходы. Основные разновидности входов -это материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Поставкамиресурсов, требуемых организации для ведения бизнеса и занимаются поставщики.Многие организации зависят от непрерывного притока материалов. Однако для ростаи процветания им нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Такихпотенциальных инвесторов несколько: банки, программы федеральных учреждений попредоставлению займов, акционеры и частные лица, акцептующие векселяорганизации или покупатели ее облигации.

Государственныеорганы. Организации обязанысоблюдать не только федеральные законы, но и требования органовгосударственного регулирования, т.е. принудительного выполнения законов всферах компетентности этих органов, а также требования, зачастую также имеющиесилу закона.

Потребители. Многие разделяют точку зрения известногоспециалиста по управлению Питера Ф. Дракера, согласно которой единственнаяподлинная цель организации — создать потребителя, поскольку оправданиесуществования и ее выживание зависят от способности находить потребителя результатовсвоей деятельности и удовлетворять его запросы.

Конкуренты. Конкуренты есть внешний фактор, влияние которогоневозможно оспаривать. Этот термин используется для обозначения лица, группылиц, фирм, предприятий, соперничающих в достижении идентичных целей, встремлении обладать теми же ресурсами, благами, занимать положение на рынке.

Непосредственное влияниена организацию оказывают трудовые ресурсы.

Трудовые ресурсы — часть населения страны, располагающаясовокупностью физических и духовных способностей, необходимых для участия впроцессе труда. Они представляют собой численность трудоспособного населения иявляются важным элементом экономического потенциала страны. По методологии,принятой в России, к трудовым ресурсам относятся мужчины в возрасте 16-59 лет иженщины в возрасте 16-54 года. В трудовые ресурсы страны включаются население вуказанных границах трудоспособного возраста, а также лица старше и моложетрудоспособного возраста, фактически занятые в народном хозяйстве (работающиешкольники, пенсионеры). Трудовые ресурсы делятся на активные, включающие лиц,непосредственно занятых в общественном производстве, и потенциальные,включающие учащихся с отрывом от производства и занятых в домашнем хозяйстве.Численность трудовых ресурсов определяется на конкретную дату, но ее можнорассчитывать и как среднюю за какой-либо промежуток времени. Трудовые ресурсыРоссии составляют около 50% от общей численности населения страны. В западнойэкономической науке нет единого подхода к определению трудовых ресурсов,поэтому в национальных статистических изданиях стран с рыночной экономикой, атакже в между народной статистике встречаются различные понятия, имеющиеотношение к характеристике данной категории.

Наличие трудовых ресурсов в регионе влияет наорганизацию, уровень оплаты труда, бюджет.

Внешняя средаорганизации косвенного воздействия. Факторысреды косвенного воздействия обычно не влияют на операции организаций также заметно,как факторы среды прямого воздействия, тем не менее, руководству необходимоучитывать их. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямоговоздействия. К факторам среды косвенного воздействия относятся технология, состояниеэкономики, социокультурные и политические факторы, а также взаимоотношения сместными сообществами.

Технология — совокупность средств, процессов, операций,методов, с помощью которых входящие в производство элементы преобразуются ввыходящие; она охватывает машины, механизмы и инструменты, навыки и знания.Являясь внутренней переменной, она одновременно выступает внешним фактором большогозначения.

Состояние экономики. Руководство должно уметь предвидеть, как скажутсяна операциях организации общие изменения состояния экономики. Состояние мировойэкономики влияет на стоимость всех ввозимых ресурсов и способность потребителейпокупать определенные товары и услуги.

Социокультурныефакторы. Любая организацияфункционирует, по меньшей мере, в одной культурной среде. Поэтомусоциально-культурные факторы, в числе которых преобладают установки, жизненныеценности и традиции, влияют на организацию.

Политические факторы.Некоторые аспекты политическойобстановки представляют для руководителя особое значение. Другой элементполитической обстановки — группы особых интересов и лоббисты.

Внутренняя средаорганизации. Внутренние переменные- это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организациипредставляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные, восновном, являются результатом управленческих решений. К основным переменным всамой организации, которые требуют внимания руководства, относятся: цели,структура, задачи, технология и люди.

Цели. Организация есть группа людей с осознанными общимицелями. Организацию также можно рассматривать как средство достижения целей.Цели — конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремитсядобиться группа, работая вместе.

Структура организациипредставляет собой логическоевзаимоотношение уровней управления и функциональных областей, построенных втакой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.Специализированное разделение труда в большинстве современных организаций вовсене означает случайного распределения работ между имеющимися людьми.

Задачи. Одним из направлений разделения труда в организацииявляется формулирование задач. Задачи — это определенная работа, серия работили часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом,в заранее определенные сроки.

Технология — четвертая внутренняя переменная имеет гораздо болеераспространенное воздействие, чем традиционно считается. Технология,применительно к организации, представляет собой совокупность средств,процессов, операций, методов, с помощью которых входящие элементы преобразуютсяв выходящие; она охватывает машины, механизмы и инструменты, навыки и знания. Задачии технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включаетиспользование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающегона входе, в форму, получаемую на выходе.

Люди. И организации, и руководители, и подчиненные — нечто иное, как группы людей. Существует три основных составляющих человеческойпеременной в ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных людей,поведение людей в группах, характер поведения руководителя, функционирование менеджерав роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп.

Наиболее наглядно люди различаются по своиминдивидуальным способностям, присущим им качествам.

Организации почти всегда пытаются воспользоватьсяразличиями в способностях при решении вопроса, какую должность будет занимать икакую работу будет выполнять конкретный работник.

В своей работе покоординации усилий персонала в направлении эффективного достижения целейорганизации, менеджеры должныучитывать личность работников, их потребности, ожидания, ценности.

Потребность есть состояние психологического или функциональногоощущения недостаточности чего-либо. Основываясь на прошлом опыте и оценкетекущей ситуации, люди формируют ожидания относительно результатов своегоповедения. Восприятие сильно влияет на ожидание и на все остальные аспектыповедения.

В то время как отношениеявляется конкретным убеждением или чувством в преломлении к тем или инымявлениям окружающей среды, ценности — это общие убеждения, вера поповоду того, что хорошо и что плохо, или что безразлично в жизни.

Личность проявляется через характеристики отдельногочеловека и его поведение, которые сгруппированы таким образом, что отражаютуникальный характер приспособления данного лица к окружающей среде.

Всевнутренние переменные организации — цели, структура, задачи, технология и люди- взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехническиеподсистемы. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие.

 

Понятия «миссия организации»и «цели организации»

Факторы влияющие на их выборФормулирование целевой функции начинается с установления миссии предприятия,выражающей философию и смысл его существования. Миссия и цели служат ориентирамидля всех последующих этапов деятельности и одновременно накладываютопределенные ограничения на направления деятельности предприятия при анализеальтернатив развития.

 В миссии обычнодетализируются статус предприятия, декларируются принципы его работы, заявленияи намерения руководства, дается определение самых важных характеристик организации.Миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ееработы. В целом она выражает устремленность в будущее, показывая, на что будутнаправляться усилия и какие ценности будут при этом приоритетными. Миссияорганизации должна быть вне ее.

Это может быть:

завоевание рынка; географическое илипродуктовое расширение рынка; повышение качества продукции при снижении цен нанее; социальные или экологические цели и т.д.

Вмиссии не принято указывать в качестве главной цели получение прибыли, хотяприбыль – определяющий фактор в функционировании предприятия. Прибыль какмиссия существенно ограничивает спектр рассматриваемых организацией путей инаправлений развития, может привести к неэффективной работе. Миссияформулируется высшим руководством, которое несет полную ответственность за еевоплощение в жизнь путем постановки и реализации целей организации.

        Существует множество подходов к определению миссии и к ее содержанию.Центральным моментом миссии является ответ на вопрос: какова главная цельорганизации? На первом месте, как правило, стоят интересы, ожидания и ценностипотребителей, ориентированные на перспективу. Например, формулировка миссиикомпании «Форд»: предоставление людям дешевого транспорта.         Выделятподход, в центре внимания которого находится качество – понятие, котороераскрывается с разных сторон, давая представление о компании, ее продукции,стиле руководства и менеджмента, характере работы.

Примернаяформулировка такой миссии: достижение высокого мастерства во всех сферах – вцелях, продукции, услугах, людях и стиле жизни;  цель – стать высокотехнологическойкомпанией  качество – неотъемлемая часть продукции, рабочего окружения и людей;профессиональный менеджмент, полное доверие к людям, поддержка творчества,обоснованного риска;  принятие управленческих решений менеджерами всех уровнейпри четко определенных полномочиях и ответственности; честность и открытость,работа в единой команде; мы хотим, чтобы люди имели возможность сказать, чтонаша компания – превосходное место для работы, что она поддерживает и признаетиндивидуальные достижения.

       Хозяйственные цели формулируются и устанавливаются в рамкахмиссии и в ее развитии. При этом цели будут значительной, задающей частьюпроцесса стратегического планирования лишь в том случае, если они четкосформулированы и организация информирована о них. Цель – это конечноесостояние, желаемый результат, которого стремиться добиться любая организация.Поставленные менеджментом цели фирмы используют для установления стандартов,для оценки эффективности организации, дают общий ориентир для деятельности.Целью может быть либо приобретение, либо сохранение определенных факторов. Целивсегда основаны на гипотезах развития в будущем, поэтому их обоснованностьзависит от точности этих гипотез. Чем более отдаленный период рассматривается,тем выше неопределенность будущего, тем в более общей форме должны ставитьсяцели.

       Различаются цели общие и глобальные, разрабатываемые для фирмыв целом, и цели специфические, разрабатываемые по основным видам и направлениямдеятельности производственно-хозяйственных подразделений на основе общих целейили ориентиров.

        Цели обладают рядом характеристик:  конкретные и измеримыецели. Выражая цели в конкретных измеримых формах, руководство создает четкуюбазу отсчета для последующих решений и оценки хода работы. Также будет легчеопределить, насколько хорошо работает организация в направлении осуществления целей; ориентация целей во времени. В первую очередь формулируют долгосрочные цели,затем вырабатываются средне- и краткосрочные цели для обеспечения долгосрочных; достижимые цели. Цели устанавливают так, чтобы они не превышали возможностиорганизации; взаимно поддерживающие цели. Действия и решения, необходимые длядостижения одной цели, не должны мешать достижению других. Установленные целидолжны иметь статус закона для организации, для всех ее подразделений и длявсех членов. Однако из требования обязательности целей никак не следует ихвечность и неизменность. В силу динамизма среды цели могут меняться.

     Установление целей анализ тенденций, наблюдаемых в окружении; установление предполагает прохождение трех обязательных фаз: 1)выявление общих для организации целей; 2) построение иерархии целей; 3)установление индивидуальных целей.