Книга учета поступления и выбытия документов.
Паспорт архива ежегодно к 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год. Паспорт архивохранилища также является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.Паспорт архивохранилища — составляется ежегодно каждым архивохранилищем и отражает объем размещенных в нем фондов, дел и документов. Состав показателей формы паспорта архивохранилища определяется архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном хранилище документов, задач, стоящих перед ним, особенностей организации работы по учету документов в архиве.
Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию – документ, отображающий информацию относительно архива организации, его состоянии, размещении, площади, загруженности и иных параметров, в котором хранится вся управленческая документация.
Данный паспорт подлежит составлению всеми организациями, имеющими архив в двух экземплярах, один из которых передается в государственный архив, а второй находится в деле конкретной организации.
В каждом суде составляется паспорт архива суда.
Паспорт архива суда — учётный документ периодической отчётности, который содержит сведения об объёме хранящихся документов, составе поисково-справочного аппарата и условиях хранения документов.
Паспорт архива суда составляется ежегодно до 1 января наступившего года в 2-х экземплярах, один из которых хранится в архиве суда, второй направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив, курирующий суд. В паспорте архива суда отражаются общие сведения (количество фондов, площадь и загруженность архивохранилища), сведения о документах (показатели по документам постоянного хранения и по личному составу, о количестве единиц хранения, о начальной и конечной датах хранения), кадровое обеспечение архива, а также отражаются условия хранения документов. Паспорт архива суда подписывает председатель суда (Приложение № 9 к Приказу Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г. № 157 (в ред. от 30.12.2013) «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»).
Состав показателей паспорта:
количество всех фондов, в случае, если фондирование документов, которые находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно .
площадь отдельного помещения (выраженная в кв. м) .
при наличии архивохранилища необходимо отобразить показатель его загруженности, предварительно выяснив его вместительность .
количество документов постоянного хранения, а так же по личному составу .
начальная (крайняя) дата документов, имеющих срок хранения .
количество документов, имеющие постоянный срок хранения .
количество документов, находящихся в архиве сверх установленного срока .
среднее количество документов, которые образуется в делопроизводстве организации за каждые последние 5 лет.
Паспорт в обязательном порядке требует подписи руководителя архива, а так же непосредственного руководителя организации с обязательной расшифровкой их подписей.
Паспорт составляется каждой организацией — источником комплектования
государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отражает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года. Один экземпляр «Паспорта…» представляется в государственный архив, второй хранится в деле фонда организации. К «Паспорту…», в соответствии с его разделами, составляется объяснительная записка, в которой отражаются изменения в организации хранения и объемных показателях по сравнению с ранее составленным паспортом. Объемные показатели даются в указанных в форме «Паспорта…» единицах измерения. Исправления не допускаются.
