Перечень документов, не подлежащих регистрации

Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документов — запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки .

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа (реквизит 31 «Отметка о поступлении»). Если корреспонденция не вскрывается, штамп разме­щают на конвертах (пакетах).

На стадии первоначальной обработки входящих документов необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов. Такие документы направляются по назначению в структурные подразделения, на них предварительно проставляется регистрационный штамп без заполнения.

Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации:

1. Документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения.

2. Заявки, наряды, разнарядки.

3. Поздравительные письма и телеграммы.

4. Программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий.

5. Пригласительные билеты.

6. Печатные издания (книги, журналы, газеты).

7. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

8. Письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг.

9. Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.).

10. Формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе ДОУ .

Децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.).

Для регистрации всех входящих, исходящих и внутренних документов заполняется единая регистрационно-контролъная карточка, пригодная для обработки средствами организационной техники. Карточка используется для учета, контроля, исполнения и поиска документов.

Карточка заполняется при помощи средств организационной техники машинописным или рукописным способом в зависимости от наличия технических средств.

Состав карточки в случае необходимости может быть дополнен другими реквизитами: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др. Порядок их расположения на карточке опреде­ляется самой организацией.

Журнальная форма регистрации документов допустима только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) . решение о форме регистрации документов (карточной или журнальной) в таких организациях оформляется приказом руководителя. Графы журналов регистрации в основном повторяют графы регистрационно-контрольной карточки.

Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров карточки, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных карточек.

После регистрации документы из канцелярии должны передаваться руководству на рассмотрение или непосредственным исполнителям в день их поступления с двумя экземплярами регистрационно-контрольной карточки.

Руководитель рассматривает документы в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы следует передавать руководителю по мере их поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.

Резолюция переносится в регистрационно-контрольную карточку. Документ с одним экземпляром карточки направляется (через канцелярию) исполнителю, при наличии не­скольких исполнителей ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Второй экземпляр карточки остается в канцелярии . если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, карточка передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов.

Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство и назначаемым приказом руководителя.

Документы, зарегистрированные в канцелярии (поступившие с регистрационно-контрольными карточками), вторичной регистрации в подразделениях не подлежат.

Документы передаются на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей. Документы, не требующие решения руководства, направляются непосредственно исполнителям согласно их компетенции.

На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела.

Ответственный за делопроизводство переносит отметку об исполнении в регистрационно-контрольную карточку. Карточка помещается в справочную картотеку, документ подшивается в дело.

Документы, подлежащие хранению в канцелярии, направляются по назначению . такие документы должны иметь отметку или штамп «Вернуть в канцелярию».

Передача документов для автоматизированной обработки и получение документов осуществляются через канцелярию или лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.