Все хозяйственные операции, совершаемые в организации, оформляются оправдательными документами. Документы являются первоисточником бухгалтерской информации. В совокупности документы составляют документацию. Процесс записи информации по предусмотренным стандартным формам называется документированием.
Документация — это один из элементов метода бухгалтерского учета и представляет собой сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета.
Бухгалтерский документ — это письменное распоряжение или доказательство, подтверждающее факт совершения операции.
Значение документации заключается в следующем:
1. Документация является обоснованием для учетных записей в регистрах бухгалтерского учета.
2. Документация используется для выработки управленческих решений.
3. Документация выполняет информационную, контрольную, аналитическую функции.
4. Документация является доказательством законности совершенных хозяйственных операций.
Бухгалтерские документы — это бланки заранее разработанных форм, которые заполняются от руки или с помощью печатающих устройств. Составленный бухгалтерский документ должен содержать исчерпывающие и точные сведения о совершенной хозяйственной операции.
В документе заполняют определенные показатели, т.е. реквизиты. Реквизиты документов — это совокупность показателей, формирующих учетную информацию в тех пределах, в которых она позволяет признать документ действительным и обоснованно принять его к бухгалтерскому учету. Количество и содержание реквизитов в документах определяется характером хозяйственной операции. В каждом документе должны быть реквизиты, являющиеся обязательными:
1. Наименование документа (формы, код формы).
2. Дата составления документа.
3. Наименование организации, от имени которой составлен документ.
4. Содержание хозяйственной операции.
5. Измерители хозяйственной операции в натуральном, денежном выражении.
6.Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
7. Личные подписи и их расшифровки.
Кроме обязательных реквизитов, организации могут включать в документы дополнительные реквизиты:
1. Номер документа.
2. Адрес организации.
3. Основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной в документе (договор, приказ).
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по формам, содержащимся в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, разработанных и утвержденных Государственным комитетом Российской Федерации по статистике.
Организации могут использовать документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждена организацией. При этом эти документы должны содержать обязательные реквизиты.
Отсутствие в первичном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к организации финансовых санкций.
Перечень лиц, имеющих право подписи документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
