Тема 8. Технология обработки отправляемых (исходящих) документов
8.1. Определение понятия «исходящие (отправляемые) документы». Общая организация работы с исходящими документами.
8.2. Порядок обработки отправляемых документов. Получение указания на разработку документа. Этапы исполнения документов. Согласование и подписание документов. Регистрация и тиражирование документов. Экспедиционная обработка документов. Помещение второго экземпляра документа в дело.
___________________________________________________________________
Определение понятия «исходящие (отправляемые) документы».
Общая организация работы с исходящими документами
Исходящие документы – это документы, разработанные внутри организации и отправленные за ее пределы должностным (или физическим) лицам, учреждениям, предприятиям.
Общая организация работы с исходящими документами
Технология обработки и движения отправляемых и внутренних документов на стадии их подготовки во многом совпадает и включает следующие последовательно выполняемые этапы:
· Получение указания на разработку документа, ее уяснение (уточнение).
· Разработка проекта документа (составление ответного или инициативного документа, его машинописное изготовление).
· Согласование, визирование (в необходимых случаях) проекта документа с заинтересованными должностными лицами.
· Корректировка документа по результатам согласования и его оформление.
· Проверка правильности оформления документа, его подписание и утверждение (при необходимости).
· Тиражирование и регистрация документа.
· Экспедиционная обработка (упаковка и отправка) документа.
· Помещение второго экземпляра документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, списание и уничтожение.
Блок-схема работы с исходящими документами
| Получение указания на разработку документа |
↓
| Разработка проекта (исполнение) документа |
↓
| Согласование, визирование проекта документа |
↓
| Корректировка документа и его оформление |
↓
| Подписание (утверждение) документа |
↓
| Регистрация и тиражирование документа |
↓
| Экспедиционная обработка документа |
↓
| Помещение второго экземпляра в дело |
↓ ↓ ↓
| Работа с документом | Текущее и архивное хранение | Списание и уничтожение |
Порядок обработки исходящих документов
1. Получение указания на разработку документа. Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения. При этом принимается во внимание функциональные обязанности, квалификация и равномерная загрузка всех исполнителей и соисполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.
Для документов с длительными сроками исполнения (не менее шести месяцев) исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля, сообщает их службе контроля или вводит в автоматизированную систему контроля исполнения.
Многие поступившие документы не требуют составления ответного письма и присылаются для:
· использования в работе (нормативные, инструктивные и др.),
· информирования по основным вопросам деятельности,
· обобщения и включения в плановые, отчетные и другие документы.
Результат целевого использования информационных сведений указывается непосредственно на самом поступившем документе и в РКК. Например: Включено в план . Ознакомлен (дата, подпись).
Для ускорения решения управленческих задач и сокращения рабочего времени специалистов, затрачиваемого на подготовку документов, целесообразно отказаться от составления ответных документов по многим текущим вопросам. Содержание решения или результат работы с поступившим документом сообщается в этом случае заинтересованному учреждению или лицу по телефону. Телефонный разговор позволяет, кроме того, уточнить необходимую информацию и избежать новых письменных запросов.
При решении оперативных вопросов по телефону или лично исполнитель делает на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме (например, в РКК) отметку, содержащую исчерпывающие сведения об исполнении, например:
Вопрос решен по телефону 377-65-48 с заведующим отделом маркетинга А.Р. Кузиным. На совещании будет присутствовать заместитель — Н.П. Антонов.
(подпись) Л.М. Коновалов
12.04.2011
Если необходимо письменно подтвердить устное сообщение, то учреждению возвращают поступивший от него документ, на котором проставлена резолюция руководителя, заверенная печатью, или прилагают к нему решение (справку) специалиста. Перед отправкой с документа снимается ксерокопия для включения в дело. В РКК вносятся отметки, отражающие процесс работы с документом.
2. Составление проекта ответного или инициативного документа, прежде всего его текста, является начальной творческой операцией, входящей в этап исполнения документов, и осуществляется руководителями и специалистами.
Ответные документы содержат результаты работы с поступившими документами, устными запросами учреждений и лиц.
Инициативные документы отражают решения руководителей, советов трудовых коллективов и специалистов, принимаемые ими при выполнении управленческих функций.
Доля всех творческих операций на этапе исполнения документов не превышает обычно 10-12 %. Остальные операции имеют формально-логический и технический характер и связаны с неоднократным перепечатыванием документов, считыванием и правкой текста, перемещением документа по инстанциям в процессе согласования, подписания, утверждения.
3. Согласование и подписание документов. Проекты документов на стадии их предварительной подготовки при необходимости согласовываются с уполномоченными представителями всех заинтересованных сторон
Согласование — это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.
Согласование может проводиться как внутри организации — с различными подразделениями, службами и должностными лицами, так и вне ее — с подведомственными и неподведомственными органами.
Внутреннее согласование проектов документов называется визированием и проводится в такой последовательности:
· с функциональными подразделениями .
· с совещательными органами .
· с общественными организациями .
· с главными, старшими специалистами по функциональным вопросам .
· с финансовой службой .
· с юридической службой .
· с заместителями руководителя организации, ведающими вопросами, указанными в проекте документа.
Первым проект документа визирует его исполнитель — в подтверждение того, что он несет ответственность за его качество.
Виза должна включать личную подпись визирующего и дату визирования, которые могут дополняться наименованием должности и расшифровкой подписи визирующего, например:
Начальник Отдела маркетинга (подпись) С.Д. Соловьев
02.04.2011
Отказ должностного лица от визирования не допускается. При наличии разногласий точка зрения визирующего излагается перед визой или на отдельном листе с указанием об этом в форме: «Замечания прилагаются».
Визы проставляются на экземплярах, которые остаются в организации, ниже подписей.
Внешнее согласование проекта документа производится в оговоренные сторонами сроки, по определенной программе (т.е. оговаривается, что именно и в какой последовательности должно быть согласовано) и занимает, как правило, не более 3-5 дней, включая сюда и время на доставку, и возврат документа. Если необходимо согласовать проект документа с несколькими сторонами в сжатые сроки, то целесообразно созвать совещание с представителями заинтересованных сторон и т.п.
Внешнее согласование может быть оформлено:
· грифом согласования .
· при последовательном согласовании — листом согласования, в соответствующих графах которого полномочные представители сторон оставляют свои визы и замечания по содержанию проекта документа .
· справкой согласования .
· протоколом обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.
Гриф согласования оформляется по форме:
СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
(подпись) А.Б. Ветров
02.04.2011
или:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минюста России
от 14.06.2011 № 124-8/2205
Грифы согласования проставляются на первом экземпляре проекта документа ниже подписей.
При оформлении листа согласования на документе должна быть сделана отметка: «Лист согласования прилагается».
| ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ | |||
| Фамилия, инициалы, должность лица, с которым производится согласование содержания | Замечания по содержанию представленного проекта | Подпись лица, с которым производится согласование | Дата согласования |
При отсутствии возражений, замечаний согласуемый документ визируется соответствующими должностными лицами в пределах своих полномочий.
В случае возникновения разногласий представитель сторонней организации обязан дать мотивированное объяснение по поводу своих замечаний к содержанию проекта. Свои замечания и предложения по проекту документа уполномоченное лицо излагает в листе согласования или в служебной записке.
Если документ не удается согласовать в установленные сроки, разработчик документа обязан заблаговременно информировать об этом заинтересованные стороны в письменной форме. В этом случае, как правило, кратко указывается содержание основных разногласий, возникших при согласовании проекта, а также мотивы непринятия поступивших в ходе согласования предложений. Получатели извещаются о новых сроках согласования проекта документа. Ответственному за разработку документа представляется письменный (реже – устный) доклад по перечисленным выше вопросам.
Количество согласований (виз и грифов согласования) должно быть минимальным и определяться реальной деловой необходимостью.
Согласованный проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием и возникшими при его составлении, передается руководителю для подписания.
Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может и передать его на доработку, если увидит в этом необходимость. В таком случае исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями и вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен проводить всю процедуру подготовки проекта от начала и до конца.
Руководитель учреждения подписывает наиболее важные исходящие документы, относящиеся к сфере деятельности учреждения в целом.
Документы, не требующие подписи руководителя, подписывают заместители руководителя и руководители структурных подразделений (письма родителям неуспевающих студентов, письма-вызовы студентам-заочникам и пр.). Демократизация процесса управления требует снижения уровня подписания документов и предоставления этого права основным специалистам в рамках их должностей и профессиональной компетенции.
4. Регистрация и тиражирование документов. После подписания отправляемые документы передаются в документационную службу для регистрации (учета и включения в справочно-информационную систему).
Перед регистрацией сотрудник документационной службы проверяет:
· правильность оформления документа .
· наличие подписи необходимого уровня .
· наличие виз (при необходимости) .
· наличие приложений, указанных в основном документе .
· соответствие данных о приложениях, указанных в основном документе и непосредственно на самих приложениях (название приложения, его номер, количество листов и др.).
Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются специалисту.
Регистрация ведется децентрализованно в соответствии с уровнем подписания документа. Документы за подписью руководителя учреждения или его заместителей регистрируются в канцелярии, остальные документы — секретарем структурного подразделения.
Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:
· порядковый номер документа, включающий номер дела .
· адресат (корреспондент) .
· краткое содержание или заголовок .
· отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов) .
· исполнитель .
· примечание.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Регистрационный номер инициативного отправляемого документа (письма, заключения, отчета и др.) строится так же, как и индекс поступившего документа, однако может дополнительно содержать индекс подразделения, в котором готовился документ.
Ответному отправляемому документу присваивается индекс поступившего документа с добавлением очередного порядкового номера в классификационной группе. Отдельная РКК на него не заводится. Факт отправки ответного документа фиксируется в РКК соответствующего поступившего документа.
На инициативные отправляемые документы заполняются экземпляры РКК, которые включаются в рубрику неисполненных документов справочной картотеки (раздела), в соответствующую группу корреспондентов или адресатов.
Если документ направляется более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку. После регистрации документа служба ДОУ или исполнитель (это должно оговариваться в инструкциях по ДОУ) организует его размножение в количестве экземпляров, достаточном для отправки по всем адресам рассылки и сохранения обязательного экземпляра. Тираж = Т адресов + 1.
5. Экспедиционная обработка документов. После регистрации первый экземпляр отправляемого документа передается в экспедицию. При необходимости специалист — составитель документа указывает вид корреспонденции и форму отправки: курьерская, телеграфная, электронная, электрографическая (факс), почтовое отправление. В последнем случае важен вид почтового отправления: бандероль, простое письмо, заказное письмо, ценное письмо и т.д.). Вопрос о том, отправить ли документы по почте или передать их с помощью курьеров (сотрудников), решается исходя из конкретной ситуации.
Если несколько авторов посылают документы одному адресату, то сотрудник, отправляющий корреспонденцию, обычно формирует единое почтовое отправление.
Распорядительные, инструктивные и другие подобные документы, протоколы рассылаются в виде размноженных заверенных копий или выписок. Рассылка осуществляется по подведомственным организациям и предприятиям почтой, по структурным подразделениям учреждения — курьерами.
Отправка документов ведется централизованно экспедицией, а в некрупных учреждениях — секретарем. Документы должны быть отправлены адресатам в день подписания. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.
Экспедиционная обработка отправляемых документоввключает следующие виды операций:
· сортировку почты по корреспондентам (адресатам) и по видам почтовых отправлений .
· проверку комплектности документов — наличия всех листов (в документах, состоящих из двух и более листов), а также наличия приложений, указанных в основном документе .
· проверку соответствия количества экземпляров документа количеству адресатов в указателе рассылки .
· фальцевание (складывание, перегиб) документов в соответствии с форматом конвертов (упаковок) .
· укладку документов в конверты/упаковки в соответствии с адресными данными .
· написание на конвертах/упаковках почтового адреса и наименования адресата .
· проставление знака почтовой оплаты .
· маркировку конвертов/упаковок посредством простановки штемпелей, указывающих на принадлежность почтового отправления к предприятию .
· заклейку конвертов/упаковок .
· составление реестров (отдельно — на простые и на заказные или ценные почтовые отправления) .
· укладку почтовых отправлений в сумку (ящик или иную тару для переноса или транспортировки) .
· передачу корреспонденции в отделение связи.
Документы на машинных носителях, посылки и бандероли отправляют в упаковке, соответствующей техническим требованиям, для сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести исполнитель документа совместно со службой ДОУ. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.
Упаковка и оформление корреспонденции осуществляются в соответствии с действующими Почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
Оформлять и отправлять служебные телеграммы следует в течение часа после их регистрации в службе ДОУ.
Телефонограммы, факсограммы, электронные версии документов посылаются, обычно минуя службу ДОУ (если руководство организации не принимает решение о подконтрольной централизованной рассылке всех исходящих документов).
Документы на бумажных носителях, в том числе и телеграммы, отправляются, как правило, централизованно через экспедицию.
Документы, подлежащие отправке, следует обрабатывать в день их поступления в службу ДОУ. При этом дополнительно проверяется: наличие адресов рассылки на самом документе или на отдельном листе . наличие необходимого числа копий без учета экземпляра, остающегося в организации.
6. Помещение второго экземпляра документа в дело. Исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть подшит контрольный экземпляр документа, содержащий отметки о согласовании, и проставляет на нем отметку о направлении в дело . если документ является ответом на запрос, то документ-запрос подшивается в дело вместе с ответным документом.
