Некоторые виды документов, получают юридическую силу после утверждения. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции и др.), планы, отчёты, некоторые виды актов. Документ может утверждаться должностным лицом или должностными лицами, а также специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор завода
личная подпись Н.В. Петров
12.06.2004.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Если документ утверждается изданием распорядительного документа (постановлением, решением, приказом, указанием), в таких случаях действие согласуется с видом документа. Гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЁН, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
Положение УТВЕРЖДЕНО
Устав УТВЕРЖДЁН
Правила УТВЕРЖДЕНЫ
Инструкция УТВЕРЖДЕНА
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, указывается в инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, а также законодательные и ведомственные нормативные акты.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа.
Документы подлежащие обязательному утверждению: Акты, Задания, Инструкции (правила), Нормативы, Отчеты, Перечни, Планы, Положения, Программы, Сметы, Стандарты, Структура и штатная численность, Тарифные ставки, Уставы организаций, Формы унифицированных документов, Штатные расписания и изменения к ним.
