Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.
Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики и т.д.) и прием этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или телефаксом.
Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер администрации городского округа (254-57-97), установлен в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, не должен превышать 5 листов.
Отправляемый факсом документ должен быть выполнен на качественной бумаге формата А4.
Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» и секретных документов.
Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту регистрации данного вида документа.
Для передачи факсограмм в несколько организаций, составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса.
После передачи факсограммы подлинник письма направляется адресату почтовой связью. Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют.
Факсограммы, адресованные главе городского округа, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации, регистрируются в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества. Поступившим подлинникам писем, ранее переданных по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и они передаются исполнителю с пометкой «Подлинник письма», переданного по факсу.
Факсограммы, адресованные в структурные подразделения, передаются на регистрацию лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.
Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и подписывается руководителем подразделения.
Факсограммы, поступившие до 16.30 передаются адресату в тот же день, после 16.30 на следующий рабочий день, срочные – немедленно.
Персональная ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
