7.1. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих профилактической обработке.
7.2. Проверка проводится:
— не реже, чем один раз в 5 лет .
— после перемещения дел в другое помещение .
— после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилище посторонних лиц .
— при упразднении судебного участка.
При смене мирового судьи, работников его аппарата, ответственных за судебное делопроизводство и архив, результаты соответствующей проверки отражаются в акте приема-передачи дел.
Проверки и прием-передача документов проводятся комиссией, назначаемой мировым судьей или (при смене мировых судей) председателем Комитета.
7.3. В ходе проверки осуществляется:
— установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве .
— выявление и устранение недостатков в учете документов .
— выявление отсутствующих документов и организация их розыска .
— выявление неучтенных документов и их учет .
— выявление и учет документов, требующих профилактической и технической обработки (просушки, машинного копирования и т.п.).
7.4. При проверке необходимо:
— сохранять порядок расположения на стеллажах и первичных средствах хранения .
— подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела .
— изымать дела, не внесенные в опись .
— изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.
7.5. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.
7.6. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описей с описанием дел на обложках, актами об обнаружении документов (в том числе неучтенных), актами о технических ошибках в учетных документах, актами о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, книгой учета выдачи документов из архива во временное пользование, актами о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, актами о неисправимых повреждениях документов, а при необходимости – с материалами соответствующих нарядов. Дела, выданные во временное пользование, считаются имеющимися в наличии.
Физическое состояние дел определяется путем их визуального осмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки.
7.7. Делать какие-либо пометки или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документов запрещается. По разрешению мирового судьи для проведения проверки могут использоваться дополнительные экземпляры архивных описей (хранящихся в отдельной папке), в которых возможно производство записей карандашом без излишнего надавливания им на бумагу.
7.8. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки . запись подписывается проводившими проверку сотрудниками с указанием их должностей.
7.9. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск. В этих целях рекомендуется дополнительное изучение учетных документов, в том числе по переписке, проверка рабочих мест в суде, опрос сотрудников суда и т.д.
Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, о чем делаются заверенные подписью судьи отметки в документах, в которых учтена недостача. После рассмотрения результатов розыска не обнаруженные документы снимаются с учета.
7.10. Указанные выше акты хранятся в соответствующем наряде согласно номенклатуре дел судебного участка. При приеме-передаче архива (хранилища) необходимо проверить наличие не только архивных документов, но документации по их учету, штампов (при их наличии), оборудования хранилища и т.п.
7.11. Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, включаются в дело архивного фонда и в соответствующий наряд только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива судебного участка. Акты нумеруются по видам актов в валовом порядке (номер акта состоит, через дробь, из его порядкового номера, номера фонда или наряда и года составления), помещаются в дело архивного фонда или соответствующий наряд в хронологической последовательности их поступления. Дело архивного фонда и соответствующего наряда оформляются как дела постоянного хранения.
7.12. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого архива (хранилища) и представления соответствующих сведений председателю комитета.
Заключительные положения
8.1. Не урегулированные настоящей Инструкцией вопросы архивного дела мировым судьёй разрешаются самостоятельно в соответствии с действующим законодательством.
