Тема 2.1. Научные принципы учета.
Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохранятся в его архивах.
Под учетом архивных документов понимается установление их количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов:
· подсчет количества документов в архиве .
· регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива .
· заполнение на их основе документов центрального государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации .
· составление в органах управления архивным делом свободных документов центрального государственного учета и представление их в Росархив.
Централизованный государственный учет документов – это система учета, основанный на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о кол-ве архивных документов. Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:
|
|
|
· централизации учета – регламентация взаимодействия федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками негосударственной части АФ РФ.
· унификация учета — преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними.
· Динамичность учета – любое движение документа архива должно быть своевременно отражено в учетных формах
· Полноты и достоверности гос. учета – документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должы числиться хранящимися.
Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. ГОСТ 16487 – 83 так определяет эту функцию «обеспечение физической сохранности документов и их учет». За этой краткой формулировкой скрывается широкий комплекс работ, который почти одинаков для Л.А. и В.А.
· создание оптимальных условий хранения документов .
· размещение документов в хранилищах и их топографирования .
-21-
· соблюдение порядка выдачи дел из архивов .
· учет документов, проверка их наличия и состояния .
· выявление уникальных и ОЦД их создание на них страхового фонда.
Законы СССР и РСФСР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» и Положение о ГАФ СССР возлагали на Главархив СССР организацию и ведение централизованного учета документов Государственного архивного фонда. После ликвидации Главархива СССР эта задача Правительство России возложена на Роскомархив – Росархив РФ. Выполнение ее предполагает ведение списков документов АФ РФ и документальных памятников, находящихся в государственной, общественной и личной собственности, статистического учета
|
|
|
общего количества документов АФ РФ России в хранилищах и в целом по стране, пофондового учета. С 1993 г. На ФАСР возлагаются по государственному учету документов негосударственной части АФ РФ (негосударственных структур) и частных лиц.
Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в В.А., позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.
Государственный учет документов АФ РФ заключается в определении их количества в установленных единицах учета и отражение этого количества в учетных документах.
Учету подлежат все документы, хранящиеся в архивах (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копи документов страхового фонда).
Единицей учета АФ РФ называется единица измерения количества документов. Единицами учета АФ РФ является:
— архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция) .
— единица хранения .
— отдельный обособленный документ.
Обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения.
Учет ведется в Г.А. по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В В.А. учет, как правило, ведется, централизованно заведующим архивом или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных В.А., имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.
