Общеизвестно, чтодокументооборот играет очень важную роль в управлении организацией. Безграмотно построенной и слаженной системы невозможно добиться высокихпоказателей эффективности работы сотрудников, а значит – получить высокуюприбыль.

Основываясь на мировой опыт,можно сделать вывод, что все средства документооборота, в том числеэлектронные, должны быть строго регламентированы. Сотрудники, а такжеруководство компании должны четко понимать, какие виды документов присутствуютв организации, какие операции могут с ними проводиться и так далее.

Документы хранят в себе всюинформацию об организации, а также об операциях, проводимых ее сотрудниками. Ипо тому, как оформлен тот или иной документ, можно судить не только осотрудниках компании, но и о ее системе управления.

Культура работы с документамикрайне важна в организации. Если ее правила не соблюдаются, то эффективностьработы всей организации сразу же падает – документы долго доходят дополучателя, замедляется процесс принятия управленческого решения, нарушается равномерностьнагрузки на отделы. Вы — будущие секретари, именно от вас во многом зависитуспех деятельности организации, поэтому необходимо знать и понимать все нюансыработы с документами. Давайте приступим к рассмотрению исходящих документов.

1составление чернового документа;

·подготовка проекта документа;

·его согласование (визирование);

·удостоверение документа (подписание, утверждение, проставлениепечати, даты подписания, регистрационного индекса);

· отправка документа адресату;

· подшивка копии-отпуска в дело.

Отправка

Корреспонденция, подлежащая отправке, сортируется и сдается впочтовое отделение.

Исходящие документы, поступившие в канцелярию до 14 часов,отправляются в этот же день.

Телеграммы отправляются немедленно.

Телефонограммы, подписанные руководителями, передаются адресатамсекретарями этих руководителей (или ответственными за делопроизводство).

Машиночитаемые документы (дискеты и др.) отправляются в упаковке,которая соответствует установленным правилам и обеспечивает идентификацию исохранность носителей и записанной на них информации. Отправка машиночитаемыхдокументов производится при наличии сопроводительного письма.

Заказной почтой рекомендуется отправлять: документы, связанные сдоговорами, фондами, поставками; документы, направляемые на согласование;документы с грифом “Для служебного пользования”, “КТ”; претензии;письма-приглашения; ответы на обращения граждан и некоторые другие поразрешению руководства.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которойпроставляется дата отправки и указывается фамилия работника, ответственного зарассылку.

Исходные документы оформляются в двух экземплярах, за исключениемфаксов, телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Первый экземпляротправляется адресату, а второй экземпляр подшивается в дело с исходящейперепиской по данному вопросу.

Проект исходящего документа должен быть согласован с другимиспециалистами, ответственными за данный вопрос. Внутреннее согласованиеоформляется визой. Визы проставляются только на втором экземпляре, остающемсяна предприятии.

Подготовленный проект исходящего документа в двух экземплярахпредоставляется на подпись руководству. Вместе с ним предоставляются другиедокументы, на основании которых составлен проект (инициативные письма,контракты, акты, нормативные документы и др.).

После подписания руководителем двух экземпляров, исходящийдокумент передается инициатору документа для регистрации в канцелярии и дляотправления.

Работа с документом. (раздаточный материал — приказы)

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям,конкретным должностным лицам. Наименование адресата и почтовый адреспроставляется в правой верхней части документа, помеченной на бланках для писемуголками. При составлении письма- ответа обязательно заполняется реквизит № 11(“На № ___ от ___”) с указанием номера и даты инициативного документа(письма-запроса).

В левом нижнем углу указывается фамилия и номер телефонаисполнителя (при отсутствии листа на лицевой стороне они указываются на оборотелиста).

Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлениидокумента более чем в 4 адреса, составляется список на их рассылку и на каждомдокументе ставится только один адрес. Слово “Копия” не проставляется. Каждыйэкземпляр должен быть подписан.

Полный почтовый адрес указывается на письмах при направленииразовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Адрес непроставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения ипостоянным корреспондентам (но при этом обязательно указываются наименованиедолжности, название учреждения, фамилия, имя, отчество получателя).