Ведение бухгалтерского учета с применением компьютера в настоящее время стало нормой работы на многих предприятиях.
Использование в работе бухгалтерской программы дает широкие возможности для исключения арифметических ошибок, автоматического отражения любых документов и хозяйственных операций в бухгалтерском учете посредством бухгалтерских проводок. На компьютере легко формируются все первичные и отчетные документы.
Каждому бухгалтеру приходится делать выбор при поиске наиболее подходящей именно для его предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета. Кажущаяся простота выбора часто оборачивается долгими поисками наиболее оптимальной и недорогой программы. Такая программа должна существенно облегчить работу бухгалтера, быть простой и удобной в использовании.
Практика показывает, что выбор программы — это еще не самый главный выбор, который должен сделать бухгалтер, решившийся на автоматизацию своего труда. Не менее важен вопрос выбора фирмы, у которой будет приобретена бухгалтерская программа. Ведь зачастую сэкономив некоторую сумму и связавшись с фирмой однодневкой бухгалтер оказывается один на один с непонятной, а потому бесполезной программой.
Очевидно, что абсолютно универсальных бухгалтерских программ не бывает, поэтому кроме покупки обязательно должен следовать этап внедрения программы, то есть настройки ее на особенности учета на конкретном предприятии. Внедрение — наиболее важный этап в процессе автоматизации бухгалтерского учета, ведь если программа работает не так как требуется, то само ее приобретение теряет всякий смысл. Внедрением должен заниматься высококвалифицированный специалист, знающий не только возможности программы, но и обязательно владеющий знаниями бухгалтерского учета.
Следующий, наиболее долговременный, если не сказать, постоянный, этап автоматизации — это последующее сопровождение. Всем известно, что при работе с компьютерными программами часто возникает необходимость в грамотной консультации, или, в связи с изменениями в законодательстве, требуются срочные доработки в программе. Бухгалтер должен быть уверен, что ему всегда помогут квалифицированные специалисты.
Поэтому приобретая программу, нужно обращать внимание не только на ее стоимость, но и на авторитет фирмы-продавца, ведь бухгалтер должен рассчитывать на долгосрочное сотрудничество.
Самый лучший вариант — это, конечно, когда всеми этапами автоматизации бухгалтерского учета на предприятии, начиная от покупки компьютеров, монтажа локальной сети, подбора оптимального программного обеспечения и завершая долгосрочным сопровождением и техническим обслуживанием, занимается одна единственная серьезная фирма.
Финансово-учетная система должна не только обеспечить руководство информацией для поддержки принятия решений, но и обеспечить надежный бухгалтерский учет в соответствии со стандартами РСБУ.
Целями автоматизации бухгалтерского учета является:
· снижение непроизводственных расходов персонала на коммуникации за счет использования общей базы данных .
· повышение производительности труда персонала за счет сокращения объема рутинной работы при составлении и печати периодических отчетов и справок, при выполнении различных расчетов .
· повышение эффективности вводу информации в систему и исключения двойного ввода данных в систему управленческого и бухгалтерского учета .
· снижение вероятности ошибок и расхождений данных учета за счет распределения мест ввода информации, использования единой базы данных и надежных алгоритмов контроля корректности вводимых данных .
· создание предпосылок для повышения эффективности планирования и управления деятельностью предприятия .
· улучшение условий труда руководителей и исполнителей и др.
Оптимальная система автоматизации должна решать следующие основные задачи:
— Подготовка первичных документов (платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, накладные, счета, счета-фактуры, договора, акты, письма, приказы, авансовые отчеты и т.д.)
— Создание произвольного количество планов счетов с глубокой аналитикой .
— Гибкую настройку типовых хозяйственных операций бухгалтерского и управленческого учета.
— Ведение журналов хозяйственных операций, журналов-ордеров, ведомостей и других учетных регистров .
— Поддержку принятых в бухгалтерском учете механизмов расчета себестоимости, курсовой и суммовой разницы, стандартные виды отчетности и возможности настройки алгоритмов расчета налогов и отражения их в учете.
На данный момент на российском рынке представлено огромное количество систем автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях различных отраслей и форм собственности. Наиболее распространенной программами являются 1С: Бухгалтерия, Парус, Инфо-Бухгалтер и пр.
Естественно, что среди программ автоматизации бухгалтерского учета (ПАБУ) лидирующее положение занимают отечественные ПАБУ. Это одна из немногих областей на рынке программного обеспечения, где существует практически полное импортозамещение. Так как отечественные ПАБУ разрабатываются и оперативно обновляются в соответствии с последними изменениями отечественного законодательства. Отечественные разработчики всегда осуществляют оперативную поддержку и сопровождение своих программ на местах, что бывает трудно осуществить иностранным разработчикам.
Также не последнюю роль играет и ценовой фактор – иностранные системы как правило дороже отечественных систем по стоимости внедрения и обслуживания. Использование универсальных инструментальных сред, таких например как Excel, для создания ПАБУ ограничивается стоимостью лицензионного ПО и малым процентом стандартизации разработок, и применимо лишь как дополнительное средство или в виде “скорой помощи”, при отсутствии комплексного решения.
Реальное положение дел на рынке ПАБУ позволяет говорить о существовании небольшого числа широко распространенных программ, ставших стандартом де-факто. Сейчас уходит в прошлое так называемая “лоскутная” автоматизация – отдельные прикладные программы, написанные местными разработчиками для решения частных задач, так как в них либо отсутствует комплексность, либо затраты на разработку превышают стоимость внедрения и поддержки массовых программ. Многие коллективы таких разработчиков, понимающие современные тенденции развития рынка ПАБУ, и имея опыт внедрения и разработки прикладных решений, переходят к передовым программам в этой области, становясь дилерами ведущих фирм разработчиков.
Общая, относительная стандартизация – ведущих ПАБУ всего около десяти, облегчает и упрощает работу во всех звеньях производственного процесса. Большинство автоматизированных бухгалтерий также используют именно эти программы. Проверяющие и контролирующие организации, такие как Государственная Налоговая Служба и Пенсионный Фонд РФ, аудиторские и консалтинговые фирмы, используют и рекомендуют эти программы.
