Документальная связь в современном мире приобрела широкое распространение, т.к. появилась возможность отмены личных контактов между людьми при обмене документацией. Документальная связь применяется при необходимости передачи сообщений с подтверждением юридического характера, а также передачи иллюстративных и графических изображений. Понятие документальности заключается в обязательной записи сообщения в пункте приема даже в отсутствии получателя.
К документальной связи относится один из классических видов электрической связи – телеграфная связь. С развитием электроники появился другой вид электрической связи, берущей свое начало в телеграфной связи, — факсимильная связь. С некоторым отступлением документальной связью можно считать и некоторые другие технологии электрической связи: систему персонального радиовызова (пейджинговая связь), голосовую почту и некоторые другие. Развитие компьютерной техники привело к созданию самого современного вида документальной связи — электронной почте. Электронная почта может применяться при циркулярной передачи большого объема информации или в случае необходимости передачи информации, требующей дополнительную обработку на пункте приема (редактирование, архивация, обобщение и т.д.). В связи с тем, что электронная почта не предусматривает отдельного специального оборудования, то наличие персонального компьютера, подключенного к сети передачи данных, позволяет абоненту пользоваться данным видом связи.
Основное преимущество документальной связи – высокая оперативность передачи информации за счет освобождение получателя от приема информации и записи ее вручную, что особенно важно при занятости дежурного (диспетчерского) персонала оперативной работой. Кроме того, современные технические решения обеспечивают большую достоверность документального обмена информацией.
