Бухгалтерский документ – письменное свидетельство, которое подтверждает факт хозяйственной жизни, и устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Бухгалтерскими документами оформляются все факты хозяйственной жизни в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает:
— сплошной непрерывный учет всех объектов учета .
— юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов .
— использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации .
— контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности .
— укрепление законности, так как документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.
Первичные документы
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный бухгалтерский документ – документально оформленный факт совершения хозяйственной операции.
| Формы первичных документов |
| Унифицированные — кассовые и банковские документы (утверждаются Банком России) . — учетные документы для организаций государственного сектора (устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ) |
| Разработанные организацией — разрабатываются в каждой организации . — содержат обязательные реквизиты . — утверждаются руководителемэкономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета . — руководитель утверждаетперечень должностных лиц, имеющих право подписывать первичные документы |
Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются (п. 2 ст. 9 402-ФЗ):
1) наименование документа .
2) дата составления документа .
3) наименование экономического субъекта, составившего документ .
4) содержание факта хозяйственной жизни .
5) величина натурального и (или) денежногоизмерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения .
6) наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события .
7) подписи должностных лиц, с указанием их фамилий и инициалов.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Бухгалтерский документооборот – процесс создания или получения от других организаций, принятие к учету, обработке и передаче в архив первичных учетных документов.Правила документооборота – это документ, в котором прописано, кто и какие первичные документы составляет, в скольких экземплярах, как они оформляются, когда, кто и кому их передает, кто их подписывает и т.д. И если в крошечной организации отсутствие данных правил еще можно попытаться оправдать, ссылаясь на ненужность и бюрократию, то в крупной компании без утвержденного порядка концов не найти.Все-таки ведение бухучета основано на документах, и составляться они должны своевременно, при совершении хозяйственной операции или сразу после нее. Правила документооборота не позволят кому-то «забыть» про документы.
