В целях экономного размещения реквизитов относительно друг друга и их составных частей (строк) между собой рекомендуются следующие сочетания межстрочных интервалов в зависимости от формата документа:
| Формат |
Межстрочный интервал |
||
| для отделения реквизитов друг от друга | для отделения друг от друга составных частей реквизитов | для текста документа | |
| А4. | 3(4)** | 1,5 | 1,5* |
| А5 | 3,2(4) | 1,5(1) | 1,5(1) |
* Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два интервала.
** В скобках приведены значения интервалов, которые допускаются наряду с основными. Интервалы, указанные первыми, — предпочтительнее.
ГОСТ Р 6.30-2003 базируется на подготовке документов с помощью печатающих устройств и средств вычислительной техники.
Шаг письма (размер печатного знака) и межстрочный интервал установлены ГОСТ 6.10.5-87, в миллиметрах: 2,6 — шаг письма . 4,25 — межстрочный интервал.
Для четкого определения начал печатания того или иного реквизита рекомендуются 8 положений печатающего устройства, исчисляемых количеством печатных знаков (ударов клавиши), начиная от левого поля формуляра.
От 0-го положения (граница левого поля) печатают значительное число реквизитов письма: дату исходящего документа . ссылку на индекс входящего документа . заголовок к тексту . текст (если он состоит из одного абзаца) . наименование должности в реквизите «подпись» . гриф визирования . фамилию исполнителя и номер его телефона . отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
От 1-го положения (5 знаков от границы левого поля) печатают начало абзацев в тексте . отметку о наличии приложения.
От 2-го положения (16 знаков от границы левого поля) печатают индекс исходящего документа . дату в реквизите «ссылка на индекс и дату входящего документа».
От 3-го положения табулятора (24 знака от границы левого поля) печатают расшифровку подписи исполнителя о реквизите «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
От 4-го положения (32 знака от границы левого поля) печатают номер страницы в многостраничных документах, реквизит «Адресат», идентификатор электронной копии документа.
От 5-го положения (48 знаков от границы левого поля) печатают расшифровку подписи в реквизите «подпись».
От 6-го положения (56 знаков от границы левого поля) печатают слово «копия».
При составлении письма с использованием персонального компьютера могут не совпадать с размерами печатных знаков, использовавшихся в пишущих машинках. В связи с этим пять стандартных положений из семи следует считать ориентирами при оформлении документа. Нулевое и первое положение остаются обязательными.
При размещении многострочных реквизитов в пределах выделенной формуляром площади следует использовать строки полной длины. Начало каждой новой строки при этом должно быть выровнено по вертикали.
Рекомендуемая длина строки многострочных реквизитов (кроме текста) -28 печатных знаков. В виде исключения, если, в частности, заголовок к тексту (реквизит 18, с. 32) продольного бланка превышает 150 знаков, его строку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку.
ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документов при помощи персонального компьютера. Основные требования к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми.
Правила письма текстового материала
Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способам, печатают через два межстрочных интервала. Машинописная страница состоит из 28-30строк.
Допускается письмо через один интервал. В этом случае между абзацами делается два интервала. При печатании через один интервал машинописная страница состоит из 53 — 58 строк.
При печатании через полтора интервала машинописная страница состоит из
38 строк.
Рабочая строка стандартной машинописной страницы состоит из 64 ударов.
Первую строку каждого абзаца печатают, отступив пять ударов от границы левого поля.
Нумерация страниц начинается со второй. Номер страницы проставляют посередине верхнего поля листа. От верхнего среза бумаги до номера страницы два интервала, от номера страницы до текста — тоже два интервала.
Номер страницы ставится только одной цифрой без каких-либо дополнительных знаков.
При переходе на следующую страницу не рекомендуется:
Ø отрывать одну строку текста или слово от предыдущего абзаца .
Ø начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице, лучше начать новый абзац на другой странице .
Ø начинать в конце строки слово с переносом, лучше перенести это слово на новую страницу.
Текст может делиться на составные части: главы, пункты, подпункты. Каждая составная часть должна иметь номер. Нумерация производится арабскими цифрами. Номер каждой составной части должен включать в себя все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.
