8.8.4.1. Служебные (образец оформления служебной записки в приложении №11), докладные (образец оформления докладной записки в приложении №12), объяснительные записки (образец оформления объяснительной записки в приложении №13) оформляются на белом листе бумаги формата А4, А5.
8.8.4.2. При оформлении служебных, объяснительных, докладных записок обязательно указываются:
— наименование организации (при отправлении вышестоящему органу) .
— наименование структурного подразделения — автора документа .
— наименование вида док-та (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) .
— дата .
— адресат .
— заголовок к тексту .
— текст .
— подпись.
8.8.4.3. Докладная записка – это документ, адресованный вышестоящему должностному лицу, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.
8.8.4.4. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
— в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания,
— во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения,
— в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.
8.8.4.5. Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется Генеральному директору.
8.8.4.6. Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
8.8.4.7. Текст объяснительной записки состоит из двух частей:
— первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию .
— вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
8.8.4.8. Служебная записка – это вид служебного документа, направляемый одним должностным лицом другому, равному по должностному положению.
8.8.4.9. Текст служебной (докладной) записки состоит из двух частей: первая – констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая – где излагаются предложения, просьбы.
8.8.4.10. Подписывает служебные, докладные, объяснительные записки составитель.
8.8.4.11. Копии служебных, докладных, объяснительных записок, остающиеся в структурном подразделении могут оформляться на оборотной стороне ранее использованного листа бумаги с перечеркиванием старого текста.
