Бюджетные учреждения осуществляют наличные расчеты наряду с безналичными расчетами.
Операции, производимые наличными деньгами, называются кассовыми. К ним относятся операции по приему и выдаче денег в кассе. Задачи по учету кассовых операций включают:
1) своевременность и полнота оприходования наличных денег в кассу .
2) постоянный контроль за сохранностью наличных денег в кассе .
3) соблюдение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе.
Ведение кассовых операций регламентируется положением Банка России № 14 – П от 5.01.98 г. «О правилах организации наличных денежных обращений на территории Российской Федерации». В соответствии с этими правилами учреждения могут хранить наличные деньги в пределах лимитов, которые устанавливаются обслуживающим банком или казначейством по согласованию с руководством учреждения на основании составленного расчета.
Учреждения могут хранить в кассах наличные деньги сверх установленных лимитов не свыше трех рабочих дней для выдачи заработной платы и стипендии.
Лимит может пересматриваться в течение года по просьбе учреждения. Все кассовые операции ведет кассир, назначенный руководителем учреждения. С ним заключается договор о полной материальной ответственности.
Инвентаризация наличных денег в кассе проводится в сроки, утвержденные руководителем учреждения. При выдаче денег оформляются расходные кассовые ордера, при поступлении денег в кассу приходные кассовые ордера, которые гасятся штампами «получено» и «оплачено», регистрируется в книге регистрации приходных и расходных ордеров.
Приходные и расходные кассовые ордера являются основанием для учета кассовых операций в кассовой книге. Учет в ней ведется раздельно по бюджетной и предпринимательской деятельности. Отчет составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр с первичными документами сдается в бухгалтерию, по которому делаются записи в журнал операций № 1 «Журнал операций по счету касса». В бюджетных учреждениях деньги под отчет выдаются на основании заявления от подотчетного лица с указанием целей их расходования. В бухгалтерии ведется контроль за целевым расходованием подотчетных сумм.
Учет денежных средств в кассе ведется на активном счете 201 04 000 «Касса». Последние три знака – код КОСГУ- код 510 – поступление денежных средств в кассу, код 610 – выбытие денежных средств из кассы.
Для учета учреждением операций с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств ведется счет 210 03 000 «Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств» (КОСГУ – код 560 – увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами . код 660 – уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами)
Хозяйственные операции по движению наличных денежных средств:
1) поступление денег в кассу с банковского счета:
Дебет: 201 34 510 – поступление в кассу
Кредит: 201 01 610 – выбытие денежных средств учреждения с банковского счета .
2) поступление наличных денежных средств на основании заявки с бюджетного счета учреждения, открытого в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджета:
Дебет: 210 03 560
Кредит: 304 05 000 – расчеты по платежам из бюджета с организациями, организующими исполнение бюджета.
Три последние цифры счета будут означать код экономической классификации расходов.
На основании приходного кассового ордера при получении денег в кассу учреждения:
Дебет: 201 34 510
Кредит: 210 03 660
3) внесение наличных денежных средств из кассы на банковский счет и лицевой счет, открытый в казначействе:
Дебет: 201 01 510 – поступление денег на банковский счет .
Кредит: 201 34 610 – выбытие денег из кассы .
Дебет: 210 03 560
— возврат неиспользованных д.с. на основании РКО
Кредит: 201 34 610
Дебет: 304 05 000
— восстановление кассовых расходов на основании выписки с лиц.сч.
Кредит: 210 03 660
4) выдача наличных денежных средств под отчет
Дебет: 208 00 560 – увеличение дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами
Кредит: 201 34 610 – выбытие денег из кассы .
5) выдана заработная плата
Дебет: 302 11 830 – уменьшение кредиторской задолженности по оплате труда
Кредит: 201 34 610 .
6) выдана депонированная заработная плата
Дебет: 304 02 830 – уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами
Кредит: 201 34 610 .
7) возврат неиспользованного остатка денежных средств от подотчетного лица
Дебет: 201 34 510 – поступление в кассу
Кредит: 208 00 660 – уменьшение дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами .
8) внесена в кассу сумма недостачи от виновного лица
Дебет: 201 34 510
Кредит: 209 00 660 – уменьшение дебиторской задолженности по недостаче .
9) поступление денежных средств в кассу от физических лиц (плата за услуги, безвозмездная спонсорская помощь за реализацию активов)
Дебет: 201 04 510
Кредит: 205 00 660 – уменьшение дебиторской задолженности по доходам
Кроме денег в подотчете кассира могут числиться и денежные документы:
· оплаченные талоны на бензин и масла .
· на питание .
· оплаченные путевки .
· почтовые марки и конверты,
· и т.д.
Денежные документы хранятся в кассе учреждения. Прием и выдача таких документов оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами, которые регистрируются в журналах регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от операций по денежным средствам. Учет операций с денежными документами ведется в журнале № 8, который называется «Журнал по прочим операциям».
Учет денежных документов ведется по счету 201 35 000 «Денежные документы». код 510 означает поступление денежных документов, код 610 – выбытие денежных документов.
Выдача из кассы денежных документов отражается через расчеты с подотчетными лицами по кредиту счета 201 35 610.
Для учета бланков строгой отчетности, которые выданы из кассы, используется забалансовый счет 03 «Бланки строгой отчетности». На этом счете бланки строгой отчетности учитывается за балансом по условной оценке 1 рубль за 1 бланк.
Путевки, полученные безвозмездно от общественных или иных организаций, которые хранятся в кассе наравне с денежными документами, учитываются на забалансовом счете 08 «Путевки неоплаченные».
Аналитический учет ведется по видам путевок, их количеству и номинальной стоимости.
